Due diligence dostawców i partnerów: jak sprawdzić firmę zanim podpiszesz umowę

Nawet najlepsza oferta może zakończyć się problemami, jeśli partner nie ma stabilnych finansów, słabego zarządu lub kiepskich procesów. Due diligence w MŚP nie wymaga armii audytorów. Wystarczy mądra checklista i odrobina dyscypliny, by uniknąć ryzyka przestojów, sporów czy kar.

Finanse i płynność

Poproś o podstawowe sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat), wskaźniki zadłużenia i rotacji należności/zobowiązań. Jeśli to niemożliwe – korzystaj z wiarygodnych rejestrów i baz ratingowych. Zwróć uwagę na powtarzalność przychodów i dywersyfikację klientów. Firma żyjąca z jednego kontraktu jest ryzykowna.

Operacje i łańcuch dostaw

Jak wygląda proces realizacji zamówienia, plan B przy przestoju, lista kluczowych poddostawców? Zapytaj o czasy cyklu, moce, poziom zapasów i systemy (WMS/ERP). W logistyce kluczowa jest redundancja; w IT – kopie zapasowe i procedury DRP.

Zarząd, właściciele, kultura

Stabilny zespół decyzyjny i niska rotacja liderów zmniejszają ryzyko. Zbadaj reputację, konflikty interesów, historię sporów sądowych. Zwróć uwagę na kulturę bezpieczeństwa i zgodności – czy istnieją polityki, szkolenia, rejestry incydentów?

Jakość i certyfikacje

Nie chodzi o „papierki”, ale o realne standardy. ISO/branżowe certyfikaty, audyty wewnętrzne, wskaźniki reklamacji, testy końcowe. W usługach poproś o referencje zbliżone do Twojej skali i branży. Jedno głośne logo nie zastąpi dwóch konkretnych case’ów.

Prawne i zgodnościowe minimum

Rejestry beneficjentów, sankcje, zgodność z RODO/bezpieczeństwem informacji, licencje i uprawnienia. Zadbaj o NDA przed przekazaniem wrażliwych danych. W umowach przewiduj audyty i prawo do wglądu w dane operacyjne na czas współpracy.

Bezpieczeństwo informacji i cyber

Zapytaj o szyfrowanie, kontrolę dostępu, zarządzanie hasłami, BCP/DRP, testy penetracyjne. Współdzielone systemy i integracje to wektor ryzyka – dlatego potrzebne są logi i proces zarządzania incydentami.

Ocena i decyzja

Stwórz macierz scoringową (finanse, operacje, jakość, zgodność, cyber). Ustal progi: „zielony” – pełna współpraca, „żółty” – warunkowa (plan naprawczy), „czerwony” – brak współpracy. Dokumentuj decyzje – przy sporach to bezcenny materiał.

Monitorowanie w trakcie

Due diligence to nie jednorazowa akcja. Ustal przeglądy kwartalne KPI dostawcy, audyty roczne, alarmy przy zmianach własnościowych i kluczowych kadrach. Włącz klauzule o natychmiastowym wypowiedzeniu w razie rażących naruszeń.

Korzyść biznesowa

Mniejsza liczba „niespodzianek”, szybsze reakcje na ryzyko, lepsza pozycja w negocjacjach i realna odporność operacyjna. Profesjonalna weryfikacja partnerów to najtańsze ubezpieczenie, jakie możesz kupić dla swojej firmy.