Outsourcing czy in-house? Jak po ludzku policzyć całkowity koszt (TCO) usług IT, księgowości i marketingu

Mała firma często staje przed prostym dylematem: zatrudnić ludzi na etat, czy zlecić usługę na zewnątrz? Kiedy liczymy tylko cenę z oferty lub pensję „na rękę”, łatwo wpaść w pułapkę. Prawdziwy koszt to nie tylko faktura lub wypłata. To także czas koordynacji, wdrożenia, błędy, przestoje, narzędzia, licencje, a nawet wizerunek firmy, gdy coś zawiedzie. Ten pełny obraz nazywa się całkowitym kosztem posiadania, czyli TCO (Total Cost of Ownership). W tym tekście rozkładam TCO na czynniki pierwsze i pokazuję, jak rozsądnie zdecydować między outsourcingiem a in-house w trzech obszarach: IT, księgowość i marketing.

Czym jest TCO — bez żargonu

TCO to suma wszystkich kosztów, jakie ponosisz, żeby mieć daną funkcję w firmie i z niej bezpiecznie korzystać. W TCO wchodzą nie tylko rzeczy oczywiste (wynagrodzenie, faktura dostawcy), lecz także „małe wycieki”: czas właściciela na doglądanie tematu, szkolenia, licencje, sprzęt, rotacja ludzi, poprawki po błędach, awarie, a nawet koszt utraconej sprzedaży, gdy coś nie działa. Jeśli porównujesz dwa warianty (outsourcing vs. in-house), porównuj właśnie TCO, a nie pojedyncze liczby z cennika.

Z czego składa się TCO w praktyce

Żeby policzyć TCO, rozpisz koszty w czterech prostych kategoriach. Nie potrzebujesz skomplikowanych arkuszy, wystarczy trzymać się logiki i konsekwencji.

• Koszty stałe: pensje lub abonamenty, stałe licencje, minimalne pakiety godzin, amortyzacja sprzętu.
• Koszty zmienne: nadgodziny, dodatkowe sprinty, jednorazowe kampanie, ponadlimitowe godziny serwisu, dopłaty „ekspres”.
• Koszty pośrednie: czas właściciela lub managera (koordynacja, spotkania), szkolenia, rekrutacja, wdrożenie pracownika lub dostawcy, dokumentacja.
• Koszty ryzyka i jakości: błędy, przestoje, kary umowne, poprawki, utracona sprzedaż przy awarii, koszt zmiany dostawcy lub rekrutacji następcy.

Do każdego elementu dopisz kwotę miesięczną lub roczną. Jeśli nie znasz dokładnych liczb, użyj rozsądnych widełek i policz dwa scenariusze: „normalny” i „gorszy miesiąc”.

Outsourcing — kiedy zwykle wychodzi korzystnie

Outsourcing ma sens, gdy potrzebujesz kompetencji „na żądanie”, w porcjach, których nie opłaca się trzymać na pełen etat. Dobrze sprawdza się w zadaniach specjalistycznych i nieregularnych: administracja serwerem, wdrożenie sklepu, audyt SEO, kampania produktowa, pełna księgowość dla mikrofirmy. Dostawca wchodzi z gotowym know-how, procedurami i narzędziami. Nie musisz kupować wszystkiego sam — płacisz za efekt lub czas specjalisty.

W outsourcingu ważny jest jednak „klej” organizacyjny: jasny brief, zakres odpowiedzialności, osoba kontaktowa po Twojej stronie i kanał komunikacji. Gdy tego brakuje, do rachunku TCO dopisujesz chaos, poprawki i nerwy.

In-house — kiedy warto mieć ludzi u siebie

Wewnętrzny zespół ma sens, gdy praca jest stała, powtarzalna i blisko rdzenia firmy: obsługa klienta, codzienna produkcja treści, utrzymanie własnych systemów, e-commerce „dzień po dniu”. Zespół na miejscu lepiej zna produkt i kontekst, szybciej reaguje na drobne zmiany. Opłacalność rośnie, gdy zadania zajmują pełen etat i nie wymagają wielu niszowych kompetencji na raz.

Słaby punkt in-house to koszty pośrednie: rekrutacja, wdrożenie, szkolenia, zastępstwa, rotacja. W TCO trzeba to uczciwie dopisać, szczególnie w małych firmach, gdzie odejście jednej osoby potrafi zatrzymać proces na tygodnie.

Model mieszany: często najlepszy dla MŚP

W praktyce wiele firm wygrywa miksem: wewnątrz trzon (osoba lub mały zespół), a na zewnątrz „spinki” eksperckie i sezonowe piki. Na przykład: własny marketing manager + zewnętrzne SEO i kampanie performance; własna osoba „od IT” + zewnętrzne utrzymanie serwera i audyty bezpieczeństwa; wewnętrzna kadrowa + zewnętrzna księgowość pełna. Dzięki temu kontrolujesz kierunek, a specjalistów dobierasz do potrzeb.

Jak policzyć TCO krok po kroku (wersja dla zapracowanych)

Załóżmy, że porównujesz IT, księgowość lub marketing. Zrób to tak:

• Krok 1: Zbierz koszty oczywiste — oferta dostawcy lub widełki pensji brutto, plus licencje i sprzęt wymagane w danym wariancie.
• Krok 2: Dodaj koszty pośrednie — ile godzin miesięcznie poświęcisz na nadzór i koordynację (pomnóż przez stawkę Twojej pracy), wdrożenie, rekrutację, szkolenia, dokumentację.
• Krok 3: Uwzględnij „koszt przestoju” — ile tracisz, gdy system leży lub kampania nie działa. Oszacuj to prosto: średni przychód na dzień lub marża, która „ucieka”. W outsourcingu sprawdź czasy reakcji, w in-house — realną dostępność ludzi.
• Krok 4: Dodaj ryzyka — rotacja pracownika, wypadnięcie kluczowej osoby, awaria, kary za opóźnienia. Przelicz to jako „rezerwę” w skali roku.
• Krok 5: Porównaj dwa scenariusze — normalny miesiąc i gorszy (np. +20% kosztów lub tydzień przestoju). Wybierz wariant, który wygrywa nie tylko „na papierze”, ale też w gorszych warunkach.

Przykład myślowy: marketing w małej firmie

Wariant outsourcing: płacisz stały abonament i pakiety godzin. Do tego dolicz 4–6 godzin Twojego czasu w miesiącu na briefy i odbiory, ewentualne dodatkowe koszty mediów (np. kreacje wideo). Ryzyko rozkładasz na umowę: czasy reakcji, zakres prac, liczba poprawek. Wariant in-house: pensja, ZUS, sprzęt, oprogramowanie, szkolenia, zastępstwa na urlop, ryzyko odejścia. Jeśli pracy jest „na pół etatu”, TCO in-house często przegrywa z dobrym outsourcerem. Jeśli masz stałą produkcję i codzienne zadania — przewaga bywa po stronie in-house, zwłaszcza gdy rośnie przewidywalność i tempo.

Jak nie dać się zaskoczyć „tanio, ale drogo”

Najczęstszy błąd to porównywanie tylko stawki godzinowej lub pensji. W outsourcingu sprawdź minimalne pakiety, dopłaty za pilne zlecenia, czas reakcji, retainer vs. „time & materials”, koszty przechowywania i przekazania plików oraz kodu. W in-house dopisz koszty rekrutacji (czas i ogłoszenia), wdrożenia (kilka tygodni niższej produktywności), szkolenia, narzędzia, rotację i zastępstwa. Dopiero wtedy masz uczciwe porównanie.

Jakość i kontrola — proste narzędzia zamiast „wielkich systemów”

Niezależnie od wariantu zadbaj o podstawy: jasny zakres, definicję „gotowe”, terminy i sposób odbioru pracy. Pomaga lekka dokumentacja: checklisty, krótkie instrukcje, repozytorium plików i haseł. W outsourcingu dopilnuj, aby efekty Twoich zleceń były naprawdę Twoje: dostęp do kont reklamowych, analityki, kodu, grafik źródłowych. W in-house zadbaj o przekazywanie wiedzy i zastępstwa, tak by nie „utknąć” na jednej osobie.

Umowa, która chroni TCO

Dobre zapisy to oszczędność nerwów i pieniędzy. W outsourcingu: zakres, czasy reakcji, priorytety, SLA w wersji „po ludzku”, zasady komunikacji, ile poprawek wchodzi w cenę, kto odpowiada za kopie zapasowe, jak wygląda przekazanie materiałów po zakończeniu umowy. W in-house: opis stanowiska, cele i mierniki, budżety na szkolenia, zasady pracy zdalnej i nadgodzin, polityka dostępu do narzędzi i kopi zapasowych. Umowa nie musi być długa, ma być jednoznaczna.

Sygnalizatory, że czas zmienić model

Nawet najlepsza decyzja starzeje się. Oto proste „lampki kontrolne”:

• Rośnie liczba „wrzutek” i zadań ad hoc, których nikt nie ogarnia w porę.
• Płacisz coraz więcej za ponadlimitowe godziny lub nadgodziny.
• Coraz częściej utykasz na braku jednej konkretnej kompetencji.
• Brakuje Ci właściciela tematu po Twojej stronie, a decyzje wiszą w próżni.
• Zmiany strategii wymagają innego tempa pracy (np. codziennych testów kampanii).

Jeśli widzisz powyższe, zrób szybki przegląd TCO i rozważ przestawienie wajchy: z outsourcingu na in-house, z in-house na miks lub odwrotnie.

Najczęstsze mity, które psują rachunek

„In-house jest tańszy, bo pensja to stały koszt”. Tylko jeśli masz pełne obłożenie i niską rotację. Jeśli praca jest falami, puste godziny też kosztują.

„Outsourcing jest ryzykowny, bo nie mam kontroli”. Ryzyko zmniejsza dobra umowa, jasne cele i prawa do materiałów. Brak kontroli to zwykle brak właściciela po Twojej stronie.

„Zawsze kupię najtaniej i dorobię resztę”. Tanie projekty często „oddajesz” dwa razy — pierwszy i ostatni. Oszczędność na starcie potrafi urosnąć w drogie poprawki.

Prosty arkusz do policzenia TCO

Na jednej stronie A4 zmieścisz porównanie dwóch wariantów. Zrób dwie kolumny: outsourcing i in-house. W wierszach wypisz koszty stałe, zmienne, pośrednie, ryzyka (w ujęciu miesięcznym). Pod spodem zsumuj „normalny miesiąc” i „gorszy miesiąc”. Dodaj krótki komentarz: co jest najsłabszym punktem każdego wariantu i co z tym zrobisz (np. w outsourcingu dopisujesz ostrzejsze SLA; w in-house planujesz rekrutację „na zapas”).

IT, księgowość, marketing — różnice, które mają znaczenie

IT lubi outsourcing w częściach specjalistycznych (bezpieczeństwo, administracja, audyty). Własny etat bywa kluczowy tam, gdzie system jest unikalny lub wymaga codziennej obecności. TCO mocno zależy od czasu reakcji i konsekwencji awarii.

Księgowość w małej firmie zwykle wygrywa jako outsourcing (biuro rachunkowe z doświadczeniem w danej branży), o ile wewnątrz masz kogoś do porządku w dokumentach. In-house ma sens, gdy księgowość jest rozbudowana i zintegrowana z procesami firmy.

Marketing często najlepiej działa w modelu mieszanym: u Ciebie właściciel tematu (strategia, plan, koordynacja), a na zewnątrz realizacja wyspecjalizowanych zadań (SEO, kampanie, kreacja wideo). W TCO marketingu liczy się tempo testów i koszt „pustych przebiegów”, gdy zespół nie ma co robić między kampaniami.

Podsumowanie: wybieraj spokojnie, licz całość

Decyzja „outsourcing czy in-house” staje się prosta, kiedy liczysz pełny koszt, a nie tylko jedną liczbę z oferty. Spisz wszystkie składowe TCO, policz dwa scenariusze i dopisz plan na słabe punkty. Często wygra model mieszany: u Ciebie ster i wiedza o kliencie, na zewnątrz wąskie specjalizacje i piki pracy. Najważniejsze, żeby koszty i odpowiedzialności były jasne, a efekty pracy — naprawdę Twoje.

Źródła

https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/total-cost-of-ownership-tco — Definicja TCO wg Gartnera oraz zakres typowych składowych kosztów.

https://sloanreview.mit.edu/article/making-the-hr-outsourcing-decision/ — MIT Sloan: ramy decyzyjne przy outsourcingu (czynniki, ryzyka, kiedy to działa).

https://sloanreview.mit.edu/article/the-risks-of-outsourcing-it/ — MIT Sloan: o ryzykach outsourcingu IT i kiedy wewnętrzne utrzymanie bywa bezpieczniejsze.

https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/legacy/sp/nistspecialpublication800-146.pdf — NIST SP 800-146: rekomendacje dot. chmury, w tym uwagi ekonomiczne i kosztowe przy wyborach „make or buy”.

https://ris.utwente.nl/ws/files/6843902/Wouters05adoption.pdf — Artykuł naukowy nt. wykorzystania TCO w decyzjach zakupowych i sourcingowych (logika liczenia kosztów poza ceną jednostkową).