Prognoza cash flow na 13 tygodni: prosty system kontroli płynności w mikrofirmie, zanim zrobi się późno

W mikrofirmie rzadko bankrutuje się „z dnia na dzień”. Najczęściej bankrutuje się powoli: najpierw pojawiają się opóźnienia, potem zaczynasz przesuwać płatności, potem coś się wysypuje w najmniej wygodnym momencie. Problem polega na tym, że właściciel często widzi tylko stan konta „dzisiaj”, a nie widzi tego, co nadchodzi za dwa, trzy, sześć tygodni.

Prognoza cash flow na 13 tygodni to bardzo proste narzędzie, które odpowiada na jedno pytanie: czy w najbliższych trzech miesiącach będę mieć pieniądze na rachunki, wypłaty i spokojne działanie. To nie jest budżet roczny. To jest radar na najbliższe tygodnie. W mikrofirmie taki radar robi ogromną różnicę, bo pozwala reagować wcześniej, gdy jeszcze masz wybór.

Dlaczego akurat 13 tygodni

Trzynaście tygodni to mniej więcej kwartał. To wystarczająco długo, żeby zobaczyć sezonowość, terminy VAT, ZUS, większe płatności do dostawców, raty i typowe opóźnienia klientów. A jednocześnie to wystarczająco krótko, żeby prognoza była realna. W mikrofirmie planowanie „na rok” często jest zgadywaniem. Plan na 13 tygodni jest praktyką.

Najważniejsza zasada: prognozujesz przepływ pieniędzy, nie „sprzedaż”

Sprzedaż to faktury i umowy. Cash flow to realne wpływy na konto. W prognozie 13-tygodniowej interesuje cię tylko to, co faktycznie wpłynie i co faktycznie wypłynie, w konkretnym tygodniu. To jest klucz: nie oszukujesz się papierem, tylko patrzysz na pieniądze.

Jak zacząć w mikrofirmie: arkusz, kartka, cokolwiek, byle konsekwentnie

Nie potrzebujesz systemu ERP. Potrzebujesz prostego układu tygodniowego. Każdy tydzień ma dwie strony: wpływy i wydatki. Na końcu tygodnia liczysz saldo: ile pieniędzy zostaje i czy to saldo rośnie, czy topnieje.

W praktyce najprościej zacząć od trzech liczb:

• stan gotówki na początku tygodnia,
• suma wpływów w tygodniu,
• suma wydatków w tygodniu.

Reszta to szczegóły, które dopracujesz w kolejnych tygodniach.

Wpływy: wpisuj konserwatywnie, nie życzeniowo

W mikrofirmie wpływy potrafią być najbardziej zdradliwe, bo łatwo założyć, że „klient na pewno zapłaci”. Dlatego wpisuj wpływy w trzech kategoriach:

• pewne – już wiesz, że przyjdą (np. płatność kartą, przelew zrealizowany, faktura opłacona, ale jeszcze nie zaksięgowana),
• prawdopodobne – faktury w terminie u klientów, którzy zwykle płacą,
• ryzykowne – klienci, którzy lubią opóźniać albo płacą „jak im wygodnie”.

Jeśli nie chcesz trzech kategorii, zrób jedną zasadę: wpływy wpisujesz nie na dzień terminu, tylko na dzień, kiedy realnie zwykle wpływają. To jest brutalnie uczciwe i bardzo działa.

Wydatki: tu mikrofirmy najczęściej się mylą

Wydatki są łatwiejsze, bo są bardziej przewidywalne, ale mikrofirmy często zapominają o „rzeczach nieregularnych”. Dlatego rozbij wydatki na:

• stałe – ZUS, księgowość, abonamenty, raty, czynsz, leasing, paliwo w średniej,
• zmienne – materiały, podwykonawcy, reklamy, prowizje, koszty realizacji,
• okresowe – VAT, podatek dochodowy, ubezpieczenia roczne, serwisy, większe zakupy.

Jeśli o tym zapomnisz, prognoza będzie wyglądać „pięknie” przez trzy tygodnie, a potem nagle walnie, bo wpada VAT, rata roczna ubezpieczenia albo większy zakup.

Saldo tygodnia: to twoja najważniejsza linia obrony

Każdy tydzień kończy się pytaniem: ile zostaje po wszystkim. Jeśli saldo tydzień po tygodniu spada, to nie jest „gorszy tydzień”. To trend. I trend jest ważniejszy niż pojedynczy wynik.

W mikrofirmie warto ustalić progi alarmowe. Nie muszą być idealne. Wystarczy, że masz dwie linie:

• linia ostrzegawcza – poziom gotówki, przy którym zaczynasz reagować (np. dwa tygodnie kosztów stałych),
• linia krytyczna – poziom, przy którym uruchamiasz tryb awaryjny (np. jeden tydzień kosztów stałych).

Co robić, gdy prognoza pokazuje dziurę

Jeśli widzisz, że w tygodniu 6–8 robi się dziura, masz czas. I to jest sedno. Możesz reagować na kilka sposobów, w kolejności od najzdrowszych:

• Przyspiesz wpływy – prośby o wcześniejsze płatności, rabat za szybszą płatność, zaliczki, podział na etapy.
• Opóźnij wydatki – negocjacje terminów, rozłożenie płatności, zmiana dostawcy.
• Ogranicz zmienne koszty – reklamy bez wyniku, nadmiarowe zakupy, podwykonawcy, którzy nie są krytyczni.
• Podnieś marżę – korekta cen, rezygnacja z projektów, które zjadają czas i nie dają zysku.
• Finansowanie – faktoring, limit w koncie, kredyt obrotowy, ale już jako decyzja świadoma, a nie panika.

Ważne: najdroższe jest czekanie. Prognoza jest po to, żebyś nie musiał/musiała reagować w panice.

Rytm pracy: 15 minut tygodniowo, które zmienia firmę

Prognoza 13 tygodni ma sens tylko wtedy, gdy ją aktualizujesz. Dobra praktyka mikrofirmy to stały rytm: raz w tygodniu, zawsze tego samego dnia, uzupełniasz wpływy i wydatki, porównujesz plan z rzeczywistością i dopisujesz zmiany. Po miesiącu zobaczysz, że zaczynasz przewidywać firmę, a nie tylko reagować.

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

Trzy błędy pojawiają się najczęściej:

• Życzeniowe wpływy – wpisywanie pieniędzy „bo powinny”, zamiast „bo przyjdą”. Rozwiązanie: konserwatywne założenia.
• Brak kosztów okresowych – VAT, ubezpieczenia, większe serwisy. Rozwiązanie: osobna lista „wydatków kwartalnych”.
• Brak progów alarmowych – nie wiesz, kiedy reagować. Rozwiązanie: proste linie ostrzegawcze.

Podsumowanie: mikrofirmy nie potrzebują magii, tylko radaru

Prognoza cash flow na 13 tygodni nie jest narzędziem dla korporacji. To jest narzędzie dla właściciela mikrofirmy, który chce widzieć przyszłość choćby na trzy miesiące do przodu. Gdy ją prowadzisz, decyzje są spokojniejsze: wiesz, kiedy stać cię na inwestycję, kiedy lepiej odpuścić, a kiedy trzeba przyspieszyć wpływy. Najważniejsze: przestajesz być zaskakiwany przez własny biznes.

Źródła

• https://www.parp.gov.pl/component/publications/publication/zarzadzanie-finansami-w-msp — Publikacje PARP o zarządzaniu finansami i płynnością w sektorze MŚP.
• https://www.nbp.pl/home.aspx?f=/publikacje/rynek_finansowy.html — Materiały NBP o mechanizmach finansowych, przydatne do rozumienia płynności i kosztu pieniądza.
• https://www.knf.gov.pl/dla_rynku/finanse_dla_konsumenta — Materiały KNF dotyczące zasad ostrożności i produktów finansowych (kontekst decyzji o finansowaniu).