Zmiana konta firmowego, a ryzyko nieotrzymania zapłaty. Jak je wyeliminować?

Choć polskie prawo nie wymusza na przedsiębiorcach (prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) obowiązku posiadania konta firmowego, to w praktyce takie rozwiązanie jest zdecydowanie najkorzystniejsze. Pozwala łatwo oddzielić finanse osobiste od firmowych, a także zapewnia płynność finansową w sytuacji, gdy wobec przedsiębiorcy zostaną wszczęte czynności kontrolne. Rzadko zdarza się, aby właściciel firmy latami posiadał ten sam rachunek. W sytuacji, gdy dochodzi do zmiany konta firmowego, pojawia się ryzyko nieotrzymania zapłaty za produkt czy usługę od stałego klienta. Jak tego uniknąć?

Poinformuj kontrahentów o zmianie

To pierwszy krok, z którego nie należy rezygnować. Przedsiębiorcom często wydaje się, że przecież każdy przed opłaceniem faktury na nowo wprowadza dane z dokumentu do systemu transakcyjnego, ale to wcale nie musi być prawda. W przypadku stałych kontrahentów często jest tak, że płatnicy dodają zaufanego odbiorcę, by zautomatyzować przelewy.

Dlatego tak ważne jest, aby w przypadku zmiany numeru rachunku firmowego poinformować o tym fakcie wszystkich stałych klientów. Można to zrobić mailowo, ale zalecamy również, aby wysłać oficjalne pismo drogą pocztową lub kurierem.

Nie zamykaj od razu starego rachunku

Pomimo poinformowania kontrahentów o zmianie numeru konta, zawsze może się zdarzyć, że ktoś zapomni zaktualizować dane i przeleje płatność za fakturę na stary rachunek. Dlatego też nie należy być nadgorliwym. Lepiej jest utrzymać poprzednie konto przez co najmniej 2-3 miesiące od uruchomienia nowego, by w razie czego móc łatwo odebrać zapłatę – jednocześnie przypominając zapominalskiemu klientowi o konieczności zaktualizowania danych w systemie transakcyjnym.

Gdy konto jest już nieaktywne, a klient przelał na nie środki

Taka sytuacja wprowadza sporą nerwowość, ale na szczęście nie jest beznadziejna. Jeśli klient upiera się, że opłacił fakturę, a Ty nie masz środków na koncie, poproś go o przesłanie potwierdzenia. Może z niego wynikać, że płatność została przekazana na nieaktywny rachunek. Co robić?

Przede wszystkim nie należy wpadać w panikę. Na szczęście zgodnie z prawem bankowym banki nie mogą od razu przekazywać nieaktywnego już rachunku do puli wolnych kont. Oznacza to, że nikt z pewnością nie przejął Twojego poprzedniego rachunku. Konto pozostanie nieaktywne przez kilka lat, w efekcie czego przelana na nie płatność po prostu wrócić do nadawcy – zwykle następuje to po 2-3 dniach roboczych.

Wówczas należy skontaktować się z kontrahentem i poprosić o ponowne wykonanie przelewu na nowe konto.