Abonamenty, licencje i subskrypcje w małej firmie: jak posprzątać „koszty-duchy” i odzyskać marżę

Dlaczego w małych firmach tak łatwo o bałagan w abonamentach

Jeszcze kilka lat temu oprogramowanie kupowało się „na zawsze”. Dziś większość narzędzi działa w modelu subskrypcyjnym: płacisz miesięcznie albo rocznie za dostęp do usługi i nawet się nad tym nie zastanawiasz. To wygodne, bo nie trzeba dużych jednorazowych wydatków, aktualizacje dzieją się automatycznie, a wdrożenie często trwa dosłownie kilka minut.

Problem zaczyna się wtedy, kiedy w firmie rośnie liczba takich narzędzi. Każde z osobna kosztuje niewiele, ale razem potrafią zjadać bardzo konkretną część marży. Do tego dochodzą licencje kupowane „na wszelki wypadek”, zapomniane wersje próbne, które zmieniły się w płatne abonamenty, oraz usługi, z których nikt już realnie nie korzysta. Właśnie te elementy składają się na to, co można nazwać „kosztami-duchami”.

W małej firmie właściciel często nie ma czasu, żeby analizować każdy wyciąg bankowy linijka po linijce. Efekt? Z roku na rok rosną koszty stałe, a kiedy spada sprzedaż, trudno jest szybko zrozumieć, gdzie właściwie uciekają pieniądze.

Czym są „koszty-duchy” i jak je rozpoznać

„Koszty-duchy” to wszystkie te wydatki, których nikt już świadomie nie pilnuje, ale wciąż obciążają konto firmowe. Najczęściej są to abonamenty i subskrypcje, o których dawno zapomniano albo które kiedyś miały sens, ale dziś nie przynoszą realnej wartości biznesowej.

W małej firmie szczególnie często pojawiają się następujące kategorie kosztów-duchów:

• subskrypcje narzędzi, z których nikt już aktywnie nie korzysta,
• podwójne lub potrójne narzędzia do tego samego celu (kilka programów do fakturowania, kilka platform do komunikacji, kilka systemów do zadań),
• licencje wykupione „na zapas”, podczas gdy realnie używana jest tylko część miejsc,
• stare wersje próbne, które samoczynnie przeszły w płatny abonament i „jadą” na karcie od miesięcy,
• usługi w języku obcym, których nikt już nie pamięta, bo faktura raz w roku wpada na inny adres e-mail niż główna księgowość.

Niekontrolowane koszty-duchy mają jeszcze jedną nieprzyjemną cechę: bardzo trudno je dostrzec przy pobieżnym przeglądzie finansów. Na wyciągu z konta pojawiają się jako niewielkie, ale częste obciążenia. Dopiero gdy zbierzemy je wszystkie w jednym miejscu, widać, że razem potrafią stanowić kwotę porównywalną z jednym etatem, ratą leasingu albo całym budżetem marketingowym mikrofirmy.

Krok 1: Zrób kompletny spis wszystkich abonamentów

Pierwszy etap „odduchawiania” kosztów to zrobienie porządnej inwentaryzacji. Celem jest stworzenie jednej, aktualnej listy wszystkich subskrypcji i licencji, niezależnie od tego, kto je kiedyś zamówił i z jakiej karty są opłacane.

Praktycznie warto zacząć od trzech źródeł informacji: wyciągów bankowych, historii obciążeń na kartach firmowych oraz skrzynek pocztowych, na które przychodzą faktury. Dobrze jest cofnąć się co najmniej o rok, żeby wychwycić także opłaty roczne, które pojawiają się rzadko, ale bywają wysokie.

Dla każdej subskrypcji warto zapisać kilka prostych elementów:

• nazwę usługi i dostawcy,
• do czego narzędzie jest wykorzystywane w firmie,
• kto jest „właścicielem biznesowym” danej subskrypcji (konkretna osoba lub dział),
• koszt miesięczny lub roczny, przeliczony na koszt miesięczny,
• datę odnowienia oraz informację, czy umowa odnawia się automatycznie.

Na tym etapie nie oceniamy jeszcze, czy dana subskrypcja jest potrzebna. Chodzi tylko o to, żeby mieć pełny obraz sytuacji. Wiele małych firm z zaskoczeniem odkrywa, że korzysta równolegle z kilku podobnych systemów – każdy został kupiony w trochę innym okresie, do trochę innego projektu, a potem nikt nie zadał sobie trudu, żeby to uporządkować.

Krok 2: Oceń, co naprawdę daje wartość, a co tylko generuje koszt

Kiedy lista jest gotowa, czas na najważniejszy moment: ocenę, co faktycznie wnosi wartość do firmy. Najprościej jest podzielić wszystkie subskrypcje na trzy kategorie:

• „must have” – bez tego narzędzia firma nie jest w stanie normalnie funkcjonować,
• „pomocne, ale nie krytyczne” – ułatwia pracę, skraca procesy, ale da się bez niego żyć,
• „do weryfikacji / do wygaszenia” – nikt nie potrafi podać konkretnego powodu, dla którego potrzebujemy tej usługi tu i teraz.

Przy ocenie warto zapytać kilka prostych rzeczy:

Czy potrafimy konkretnie wskazać, na czym zarabiamy dzięki temu narzędziu albo jakie koszty dzięki niemu ograniczamy? Kto i jak często z niego korzysta? Czy funkcjonalności nie dublują się z innym narzędziem, za które i tak płacimy? Czy nie ma tańszego planu, realnie dopasowanego do naszego sposobu używania usługi?

Jeżeli w firmie działa więcej niż kilka osób, dobrze jest włączyć w ten proces kluczowych pracowników. Właściciel nie musi znać szczegółów każdego specjalistycznego programu, ale powinien usłyszeć od zespołu, czy dane narzędzie rzeczywiście wykorzystujemy, czy tylko „kiedyś było potrzebne”. Warto pamiętać, że badania rynku pokazują, iż w wielu organizacjach znacząca część budżetu na subskrypcje jest marnowana na narzędzia nieużywane lub dublujące się – w małej firmie proporcje mogą być podobne, tylko kwoty są mniejsze, ale za to bardziej dotkliwe.

Krok 3: Negocjuj, zmieniaj plany, wyłączaj zbędne usługi

Dopiero na tym etapie pojawia się prawdziwa oszczędność. Z ugotowanej listy i oceny wynika, które subskrypcje warto utrzymać, które zmodyfikować, a które po prostu zakończyć.

Typowe działania, które przynoszą efekt, to między innymi:

• rezygnacja z dublujących się narzędzi (pozostawienie jednego, najlepiej dopasowanego do procesów firmy),
• redukcja liczby licencji do realnego poziomu wykorzystania,
• przejście z planu rocznego na miesięczny tam, gdzie narzędzie jest testowane lub używane okazjonalnie,
• negocjacja warunków przy odnowieniu – szczególnie gdy korzystamy z jednej usługi od lat albo mamy kilka produktów od tego samego dostawcy,
• wyłączanie wszystkich subskrypcji, co do których nikt nie potrafi wskazać konkretnego zastosowania.

Warto pilnować terminów odnowień. Jeżeli wiemy, że za dwa miesiące kończy się roczna umowa, to jest najlepszy moment na rozmowę z dostawcą o nowej stawce, zmianie planu albo rezygnacji. Rozważne podejście do odnowień pozwala uniknąć pułapki „odnowiło się samo, trudno, zapłacimy kolejny rok”.

Krok 4: Uporządkuj procesy, żeby bałagan nie wrócił

Jednorazowe sprzątanie w subskrypcjach ma sens, ale bez zmiany nawyków w firmie problem bardzo szybko wróci. Dlatego po przeprowadzeniu „generalnych porządków” warto od razu ustawić kilka prostych zasad.

Dobrym pomysłem jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za akceptację nowych subskrypcji – niekoniecznie z działu IT, częściej z finansów albo po prostu właściciela firmy. Można przyjąć zasadę, że każda nowa płatna usługa wymaga krótkiego uzasadnienia: jaki problem rozwiązuje, ile kosztuje i co zyska na tym firma. Dzięki temu unika się sytuacji, w której każdy pracownik „dla siebie” kupuje narzędzia kartą firmową.

Drugim elementem jest centralna lista wszystkich usług – najlepiej w prostym arkuszu, do którego mają dostęp osoby decyzyjne. Wpisujemy tam każdą nową subskrypcję wraz z datą odnowienia oraz kontaktem do osoby odpowiedzialnej. Wtedy nawet jeżeli ktoś odejdzie z firmy, pozostaje po nim jasny ślad w systemie, a nie „zapomniane narzędzie za kilkaset złotych rocznie”.

Trzeci krok to ucywilizowanie płatności: tam, gdzie to możliwe, warto ograniczyć płacenie prywatnymi kartami za firmowe narzędzia. Lepiej wykorzystać jedno konto bankowe lub jedną kartę firmową podpiętą do wszystkich abonamentów. To ułatwia kontrolę i przyspiesza ewentualny audyt kosztów.

Jak często robić „przegląd abonamentowy”

Minimalny sensowny rytm to raz w roku – najlepiej przed końcem roku obrotowego, gdy i tak patrzymy na koszty w szerszej perspektywie. W praktyce jednak w dynamicznej małej firmie bezpieczniej jest robić przegląd co kwartał, zwłaszcza jeśli często testujemy nowe narzędzia, wdrażamy kolejne systemy lub intensywnie rośniemy.

Kwartalny przegląd nie musi być rozbudowany. Wystarczy przejrzeć listę subskrypcji, dopytać zespół o te, które budzą wątpliwości, sprawdzić, czy nie ma nowych, „samodzielnie” dodanych narzędzi oraz czy wszystkie dane w arkuszu są aktualne. Dzięki temu nie dopuszczamy do sytuacji, w której wiele drobnych kwot kumuluje się przez lata w poważny problem finansowy.

Podsumowanie: porządek w abonamentach to konkretna przewaga konkurencyjna

Dla wielu przedsiębiorców porządkowanie abonamentów i licencji brzmi jak nudne zadanie administracyjne, które zawsze przegrywa z bieżącą sprzedażą, obsługą klientów i gaszeniem pożarów. Tymczasem dobrze przeprowadzony przegląd subskrypcji bardzo często przekłada się na realne oszczędności, które można przeznaczyć na marketing, rozwój zespołu albo poprawę wynagrodzeń.

Uporządkowane abonamenty to także mniej chaosu w codziennej pracy. Zespół korzysta z mniejszej liczby, za to lepiej dopasowanych narzędzi. Łatwiej wdrożyć nową osobę, łatwiej też szkolić ludzi i ustalać standardy. A właściciel zyskuje coś bezcennego – świadomość, że panuje nad kosztem stałym, który w cyfrowej rzeczywistości potrafi rosnąć niezauważalnie z miesiąca na miesiąc.

Jeżeli od dawna czujesz, że „gdzieś uciekają pieniądze”, ale trudno wskazać dokładne miejsce, zacznij właśnie od abonamentów i subskrypcji. To często najszybszy i najprostszy sposób, żeby odzyskać część marży bez podnoszenia cen i bez szukania oszczędności kosztem jakości usług.

Źródła

Tekst powstał w oparciu o materiały branżowe na temat zarządzania kosztami subskrypcji i oprogramowania SaaS, w szczególności:

• https://zylo.com/blog/saas-cost-management/ – przewodnik po zarządzaniu kosztami aplikacji SaaS i redukcji niepotrzebnych wydatków.
• https://www.fullstory.com/blog/saas-spend-management/ – omówienie praktyk śledzenia, optymalizacji i kontroli wydatków na subskrypcje.
• https://pemo.io/en-sa/post/ksa-saas-subscription-management – artykuł dotyczący zjawiska „subscription sprawl” i skali marnowanych budżetów na oprogramowanie.
• https://tmgitam.com/managing-saas-software/ – opis wyzwań związanych z nadmierną liczbą aplikacji SaaS i dublowaniem ich funkcji.