W mikrofirmie sprzęt często „po prostu jest”. Komputer stoi na biurku, telefon leży w szufladzie, drukarka działa, kable są gdzieś w pudełku, a narzędzia trafiają tam, gdzie akurat były potrzebne. Dopóki firma jest bardzo mała, właściciel zwykle pamięta, kto ma laptopa, gdzie leży ładowarka, kiedy kupiono telefon i czy dana rzecz jest jeszcze na gwarancji. Problem zaczyna się wtedy, gdy sprzętu przybywa, firma korzysta z pomocy pracowników albo podwykonawców, a rzeczy zaczynają krążyć między ludźmi.
Rejestr sprzętu nie brzmi ekscytująco. Kojarzy się z dużą firmą, działem administracji i tabelami, których nikt nie chce wypełniać. W praktyce jednak nawet jednoosobowa działalność może stracić sporo pieniędzy i nerwów przez brak prostego spisu wyposażenia. Wystarczy, że zepsuje się laptop, trzeba odnaleźć fakturę do gwarancji, ktoś nie odda firmowego telefonu albo po roku nikt nie pamięta, gdzie trafił zapasowy monitor.
Nie chodzi o tworzenie biurokracji dla samej biurokracji. Chodzi o zwykłą kontrolę nad tym, co firma kupiła, gdzie to jest, kto z tego korzysta i co trzeba z tym zrobić, gdy pojawia się awaria, wymiana, zwrot albo rozliczenie. Dobrze prowadzony rejestr sprzętu może być bardzo prosty. Ważne, aby istniał i był aktualny.
Mała firma często nie zauważa, ile pieniędzy ma zamrożonych w rzeczach. Komputery, telefony, routery, monitory, drukarki, dyski zewnętrzne, aparaty, narzędzia, kasy fiskalne, terminale płatnicze, akcesoria, licencjonowane urządzenia, wyposażenie biura czy sprzęt przekazany do pracy zdalnej mogą razem tworzyć majątek wart wiele tysięcy złotych. Gdy nie ma żadnego spisu, ten majątek staje się rozproszony i trudny do kontrolowania.
Najczęstszy problem nie polega nawet na tym, że ktoś celowo coś zabiera. Częściej rzeczy po prostu się rozchodzą. Jeden kabel został u klienta. Drugi zasilacz trafił do samochodu. Stary telefon miał być zapasowy, ale nie wiadomo, w której szufladzie leży. Laptop był przekazany „na chwilę”, a potem nikt nie wrócił do tematu. Po dwóch latach właściciel firmy odkrywa, że część wyposażenia istnieje tylko w pamięci albo w fakturach zakupowych.
Rejestr sprzętu pozwala uniknąć takich sytuacji. Nie musi od razu rozwiązać wszystkich problemów, ale daje jedno miejsce, w którym widać podstawowe informacje. Co firma posiada? Kiedy to kupiono? Ile kosztowało? Gdzie się znajduje? Kto z tego korzysta? Czy jest na gwarancji? Czy trzeba wykonać przegląd, aktualizację, serwis albo wymianę?
Dobry rejestr sprzętu nie powinien być przesadnie rozbudowany. Jeśli będzie zbyt skomplikowany, nikt nie będzie go prowadził. W mikrofirmie najważniejsze są informacje, które naprawdę pomagają coś ustalić. Rejestr ma być narzędziem, a nie kolejnym obowiązkiem, który istnieje tylko dlatego, że „tak wypada”.
W praktyce warto zapisywać nazwę sprzętu, kategorię, numer seryjny, datę zakupu, miejsce zakupu, numer faktury, cenę, osobę odpowiedzialną, miejsce przechowywania, status gwarancji oraz krótkie uwagi. Przy niektórych rzeczach przyda się też informacja o dacie przekazania, dacie zwrotu, stanie technicznym i akcesoriach przekazanych razem ze sprzętem.
Ważne jest, aby nie ograniczać rejestru wyłącznie do drogich urządzeń. Oczywiście laptop czy telefon są najważniejsze, ale w wielu firmach problemy powodują właśnie mniejsze rzeczy: ładowarki, adaptery, dyski, klucze sprzętowe, modemy, routery, mierniki, narzędzia ręczne, zestawy pokazowe, aparaty, statywy, mikrofony albo czytniki kart. Jedna taka rzecz może kosztować niewiele, ale jej brak potrafi zablokować pracę w najmniej wygodnym momencie.
Nie ma sensu wpisywać do rejestru każdego długopisu, zszywacza czy kabla za kilka złotych. Wtedy system szybko stanie się absurdalny. Warto podzielić wyposażenie na kilka poziomów ważności. Inaczej należy traktować laptop za kilka tysięcy złotych, inaczej zestaw narzędzi, a jeszcze inaczej drobne akcesoria biurowe.
Najlepiej zacząć od sprzętu, który jest drogi, niezbędny do pracy, zawiera dane, może wymagać gwarancji albo został przekazany konkretnej osobie. Do tej grupy należą przede wszystkim komputery, telefony, tablety, dyski, urządzenia sieciowe, drukarki, sprzęt specjalistyczny, narzędzia techniczne, aparaty i urządzenia używane u klientów.
Druga grupa to akcesoria, które same w sobie nie są bardzo drogie, ale są potrzebne do sprawnego działania. Mogą to być zasilacze, ładowarki, przejściówki, słuchawki, mikrofony, piloty, dodatkowe baterie, walizki transportowe, klucze do szafek, adaptery czy elementy zestawów pokazowych. Nie zawsze trzeba opisywać każdy drobiazg osobno. Czasem wystarczy zapisać, że laptop został przekazany z zasilaczem, torbą i myszą.
Trzecia grupa to rzeczy zużywalne: papier, koperty, środki czystości, opakowania, drobne materiały eksploatacyjne. Tych zwykle nie trzeba wpisywać do rejestru sprzętu. Można je kontrolować prostszą listą zakupów albo stanem magazynowym, jeśli firma rzeczywiście tego potrzebuje.
Najwięcej problemów pojawia się przy rzeczach, które wychodzą poza biuro lub domowe miejsce pracy właściciela. Laptop przekazany pracownikowi, telefon firmowy, narzędzie zabrane na zlecenie, aparat używany przez podwykonawcę czy zestaw materiałów pokazowych powinny mieć jasny ślad przekazania. W małej firmie często odbywa się to ustnie: „weź na razie ten komputer”, „pożycz sobie ładowarkę”, „zabierz miernik do klienta”. Dopóki relacje są dobre i wszystko wraca, nikt nie widzi problemu.
Jednak przy zmianie współpracy, sporze, zakończeniu zlecenia albo zwykłym natłoku spraw pamięć przestaje wystarczać. Po kilku miesiącach trudno ustalić, co dokładnie zostało przekazane, w jakim stanie i z jakimi akcesoriami. Dlatego warto zapisywać datę przekazania, osobę odpowiedzialną oraz elementy zestawu. Przy droższym sprzęcie dobrze jest potwierdzić przekazanie mailowo albo prostym protokołem.
Nie musi to być skomplikowany dokument. Wystarczy informacja, że dana osoba otrzymała konkretny sprzęt o określonym numerze seryjnym, wraz z wymienionymi akcesoriami, i zobowiązuje się do zwrotu po zakończeniu współpracy lub na żądanie firmy. Taki zapis porządkuje sytuację po obu stronach. Osoba korzystająca ze sprzętu wie, za co odpowiada, a właściciel firmy nie musi po czasie odtwarzać wszystkiego z pamięci.
Najgorszy moment na szukanie faktury zakupu to chwila, w której sprzęt właśnie się zepsuł. Wtedy zwykle jest presja czasu, praca stoi, a właściciel firmy próbuje przypomnieć sobie, czy laptop był kupiony w sklepie internetowym, na Allegro, u lokalnego sprzedawcy czy razem z innym zamówieniem. Jeśli faktura jest w mailu, ale nie wiadomo pod jakim tytułem, robi się kolejny problem.
Dlatego informacje o gwarancji i dokumencie zakupu warto zapisywać od razu po zakupie sprzętu. Do rejestru można dodać numer faktury, datę zakupu, sprzedawcę i okres gwarancji. Samą fakturę dobrze jest zapisać w uporządkowanym folderze, najlepiej z nazwą powiązaną ze sprzętem. Jeśli firma kupuje dużo wyposażenia, przydatne jest też przechowywanie skanów kart gwarancyjnych, potwierdzeń zamówień i dokumentów serwisowych.
Przy droższym sprzęcie warto zapisać również datę końca gwarancji. Dzięki temu przed jej upływem można sprawdzić, czy urządzenie nie ma usterek, które warto zgłosić wcześniej. W przeciwnym razie firma często orientuje się za późno, że gwarancja skończyła się miesiąc temu, a naprawa będzie już pełnopłatna.
Numer seryjny to jedna z tych informacji, których nikt nie potrzebuje do dnia, w którym nagle staje się kluczowa. Przy reklamacji, zgłoszeniu serwisowym, ubezpieczeniu, kradzieży, wymianie urządzenia albo rozliczeniu sprzętu numer seryjny pozwala ustalić, o który egzemplarz chodzi. Bez niego łatwo pomylić dwa podobne laptopy, telefony czy monitory.
Warto zapisywać numery seryjne przy wszystkich ważniejszych urządzeniach. Jeśli numer jest trudny do odczytania, można zrobić zdjęcie etykiety i zapisać je w folderze sprzętu. Przy telefonach, tabletach i urządzeniach z kartą SIM przydatny może być także numer IMEI. Przy komputerach warto zanotować model, podstawowe parametry i ewentualnie numer inwentarzowy, jeśli firma zdecyduje się stosować własne oznaczenia.
W mikrofirmie nie trzeba od razu oklejać wszystkiego profesjonalnymi etykietami, choć przy większej liczbie urządzeń może to być wygodne. Czasem wystarczy prosta naklejka z nazwą firmy i numerem z rejestru. Ważne, aby dało się powiązać fizyczny przedmiot z wpisem w spisie.
W małych firmach dużo rzeczy krąży nieformalnie. Ktoś bierze projektor na spotkanie, dysk zewnętrzny do przeniesienia plików, ładowarkę do samochodu, zestaw narzędzi do klienta, aparat do zdjęć realizacji albo kartę pamięci na jedno zlecenie. Wszystko jest „na chwilę”. Problem w tym, że takie chwilowe wypożyczenia najczęściej nie zostawiają żadnego śladu.
Warto mieć prosty sposób zapisywania wypożyczeń. Nie musi to być osobny system. Może wystarczyć lista: data, przedmiot, osoba, cel, planowany zwrot, faktyczny zwrot. Taka lista szczególnie przydaje się przy rzeczach, z których korzysta więcej osób. Dzięki niej nie trzeba pytać całego zespołu, kto ostatnio miał miernik, mikrofon, kartę dostępu albo zapasowy telefon.
Ta zasada działa również przy sprzęcie prywatnym używanym firmowo i firmowym używanym poza biurem. Jeśli granice są niejasne, tym bardziej warto je zapisać. W przeciwnym razie przy rozliczeniach, naprawach albo zakończeniu współpracy mogą pojawić się niepotrzebne napięcia.
Spis sprzętu nie służy wyłącznie temu, aby wiedzieć, gdzie co leży. Może też pomóc w planowaniu wydatków. Jeśli firma zapisuje daty zakupu i stan urządzeń, łatwiej przewidzieć, że część sprzętu za kilka miesięcy będzie wymagać wymiany. To szczególnie ważne przy komputerach, telefonach, drukarkach, urządzeniach sieciowych i sprzęcie, którego awaria może zatrzymać pracę.
Bez rejestru wymiany często są przypadkowe i nerwowe. Sprzęt psuje się nagle, właściciel kupuje coś szybko, czasem drożej, czasem bez porównania, bo trzeba natychmiast wrócić do pracy. Z rejestrem można wcześniej zauważyć, że trzy komputery mają już kilka lat, gwarancja na drukarkę kończy się za dwa miesiące, a zapasowy telefon praktycznie nie nadaje się do użycia.
Dzięki temu firma może planować wydatki spokojniej. Nie chodzi o to, aby wymieniać sprzęt tylko dlatego, że jest stary. Chodzi o świadomość ryzyka. Inaczej traktuje się komputer używany okazjonalnie, a inaczej główne narzędzie pracy, bez którego nie da się obsłużyć klientów.
Przy komputerach, telefonach, dyskach zewnętrznych, pendrive’ach i kartach pamięci dochodzi jeszcze jeden temat: dane. Sprzęt może zawierać dokumenty klientów, korespondencję, dane dostępowe, zdjęcia, pliki robocze, faktury albo inne informacje, których nie powinno się zgubić. Dlatego rejestr urządzeń i nośników ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale też bezpieczeństwa.
Warto wiedzieć, kto korzysta z urządzenia, czy ma ono zabezpieczenie hasłem, czy dane są szyfrowane, czy sprzęt można zdalnie wyczyścić w razie utraty oraz co dzieje się z nośnikiem po zakończeniu używania. W mikrofirmie nie trzeba używać skomplikowanego języka bezpieczeństwa. Wystarczy zdrowy rozsądek: dysk z danymi klientów nie powinien leżeć anonimowo w szufladzie, a telefon firmowy po zwrocie powinien zostać sprawdzony i wyczyszczony przed przekazaniem kolejnej osobie.
Rejestr pomaga również w sytuacji awaryjnej. Jeśli sprzęt zostanie zgubiony albo skradziony, firma szybciej ustali, co dokładnie zniknęło, kto z tego korzystał, jakie dane mogły się tam znajdować i jakie działania trzeba podjąć. Bez spisu takie ustalenia są chaotyczne i opierają się głównie na pamięci.
Na początek wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny albo prosta lista w narzędziu, którego firma już używa. Nie trzeba kupować specjalnego programu, jeśli firma ma kilkanaście czy kilkadziesiąt przedmiotów do opisania. Najważniejsze, aby rejestr był w jednym miejscu, dostępny dla osoby odpowiedzialnej i regularnie aktualizowany.
Wpis w rejestrze może zawierać kilka podstawowych pól: nazwa sprzętu, kategoria, model, numer seryjny, data zakupu, dokument zakupu, wartość, użytkownik, lokalizacja, status, gwarancja, uwagi. Status może być prosty: używany, zapasowy, w serwisie, wypożyczony, do zwrotu, wycofany. Już taki podstawowy podział daje dużo większą kontrolę niż pamięć właściciela.
Dobrą praktyką jest dodawanie nowego sprzętu do rejestru od razu po zakupie. Jeśli firma odkłada to na później, zaległości szybko rosną. Przy większym porządkowaniu można zacząć od najważniejszych rzeczy: komputerów, telefonów, drogich narzędzi i urządzeń zawierających dane. Dopiero później można dopisać akcesoria i wyposażenie pomocnicze.
Nawet najlepszy rejestr traci sens, jeśli nikt za niego nie odpowiada. W mikrofirmie nie musi to być osobne stanowisko. Wystarczy wskazać jedną osobę, która pilnuje aktualizacji albo przynajmniej zatwierdza większe zmiany. Jeśli każdy może coś dopisać, usunąć albo zmienić bez zasad, po czasie w rejestrze pojawi się taki sam chaos jak w sprzęcie.
Właściciel firmy powinien ustalić prostą regułę: zakup nowego urządzenia oznacza wpis do rejestru, przekazanie sprzętu oznacza aktualizację użytkownika, zwrot oznacza zmianę statusu, serwis oznacza dopisanie informacji, a likwidacja sprzętu oznacza oznaczenie go jako wycofanego. Dzięki temu rejestr żyje razem z firmą.
Nie trzeba aktualizować wszystkiego codziennie, jeśli nie ma zmian. Warto jednak raz na kilka miesięcy zrobić krótki przegląd. Czy sprzęt wymieniony w rejestrze nadal istnieje? Czy znajduje się tam, gdzie powinien? Czy ktoś ma rzeczy, które miał oddać? Czy kończą się gwarancje? Czy są urządzenia, które od dawna nie są używane i tylko zajmują miejsce?
W wielu mikrofirmach stare urządzenia nie znikają, tylko odkładają się w szafkach. Niedziałający router, telefon z pękniętym ekranem, drukarka bez tonera, laptop „może jeszcze się przyda”, stare kable, nieaktualne terminale, zużyte narzędzia. Po czasie trudno odróżnić sprzęt zapasowy od elektrośmieci.
Rejestr pomaga także tutaj. Przy każdym przedmiocie można oznaczyć, czy jest używany, zapasowy, do naprawy, do sprzedaży, do utylizacji albo do sprawdzenia. To zmusza do podjęcia decyzji. Jeśli sprzęt od dwóch lat leży jako „do sprawdzenia”, to prawdopodobnie nie jest realnym zasobem firmy, tylko przechowywanym problemem.
Przy urządzeniach zawierających dane trzeba pamiętać o ich bezpiecznym usunięciu przed sprzedażą, przekazaniem albo utylizacją. Dotyczy to komputerów, telefonów, tabletów, dysków, kart pamięci i części urządzeń biurowych. Samo usunięcie plików nie zawsze oznacza, że dane rzeczywiście zostały bezpiecznie skasowane. W razie wątpliwości lepiej skorzystać z pomocy osoby technicznej.
Spis wyposażenia może być bardzo pomocny w razie szkody, kradzieży, zalania, pożaru albo innego zdarzenia losowego. Gdy firma ma zapisane, co posiadała, kiedy to kupiła i ile było warte, łatwiej odtworzyć straty. Bez takiego spisu właściciel często działa pod presją i próbuje przypomnieć sobie wszystko dopiero po fakcie.
Rejestr może też ułatwić współpracę z księgowością. Nie zastępuje ewidencji księgowej ani nie przesądza o sposobie rozliczenia zakupów, ale pomaga powiązać fizyczny przedmiot z fakturą, datą zakupu i miejscem używania. Przy większej liczbie urządzeń to naprawdę praktyczne, bo faktura w dokumentach księgowych nie mówi jeszcze, gdzie dziś znajduje się dana rzecz.
Warto też zachować informacje o sprzedaży, likwidacji albo przekazaniu sprzętu. Dzięki temu po czasie wiadomo, dlaczego dane urządzenie nie jest już używane. To szczególnie ważne, gdy firma ma sprzęt o większej wartości albo wyposażenie przekazywane różnym osobom.
Jeśli firma nigdy nie prowadziła rejestru sprzętu, nie warto zaczynać od wielkiej akcji spisywania wszystkiego co do ostatniego kabla. Lepiej zrobić to etapami. Najpierw należy wpisać rzeczy najdroższe i najważniejsze: komputery, telefony, tablety, drukarki, sprzęt sieciowy, nośniki danych i narzędzia bezpośrednio potrzebne do realizacji usług.
Potem można dopisać sprzęt przekazany innym osobom. To zwykle najbardziej pilny obszar, bo właśnie tam najłatwiej stracić kontrolę. Kolejny krok to faktury, gwarancje i numery seryjne. Dopiero na końcu warto uzupełniać akcesoria, wyposażenie zapasowe i rzeczy rzadziej używane.
Taki prosty start wystarczy, żeby firma szybko zobaczyła różnicę. Nagle wiadomo, ile sprzętu faktycznie jest w użyciu, co leży bez potrzeby, czego brakuje i co może wymagać wymiany.
Największy sens prowadzenia rejestru sprzętu polega na tym, że firma przestaje polegać wyłącznie na pamięci właściciela. Nie trzeba przypominać sobie, kiedy kupiono telefon, komu przekazano laptop, gdzie jest zapasowy zasilacz i czy drukarka jest jeszcze na gwarancji. Te informacje są zapisane w jednym miejscu.
To szczególnie ważne w mikrofirmach, w których jedna osoba zwykle odpowiada za sprzedaż, obsługę klientów, zakupy, organizację pracy i rozwiązywanie awarii. Każda rzecz, której nie trzeba trzymać w głowie, zmniejsza obciążenie. Rejestr sprzętu jest właśnie takim prostym odciążeniem.
Nie musi być idealny. Nie musi wyglądać jak system w dużej korporacji. Ma być użyteczny. Jeśli pozwala szybko sprawdzić, co firma posiada, gdzie to jest, kto za to odpowiada i czy można skorzystać z gwarancji, spełnia swoje zadanie.
W mikrofirmie porządek często przegrywa z bieżącą pracą, bo zawsze jest coś pilniejszego. Ale sprzęt, narzędzia i akcesoria to realne pieniądze. Warto więc poświęcić trochę czasu na prosty rejestr, zanim zaginiona ładowarka, brak faktury, nieoddany telefon albo awaria komputera przypomną o tym w znacznie mniej wygodnym momencie.
Zapoznaj się z ofertą świadczoną przez członków naszej grupy biznesowej, ponad 20 różnych firm i branż.
Dołącz swoją firmę
Marki / usługi
Soluma GroupSoluma Group © 2015-2020
Nasze portale
Umów rozmowę
bok@soluma.pl
