Awaria KSeF – jak wystawić fakturę?

2026 rok bez wątpienia będzie stać pod znakiem rewolucji, jaką przyniesie nam wdrożenie Krajowego systemu e-Faktur. Wielu przedsiębiorców nadal nie przygotowało się na KSeF, część natomiast zakłada, że wszystko odbędzie się bezproblemowo. To ryzykowne podejście, ponieważ system, jak każdy inny, może np. ulec awarii. Trzeba zatem wiedzieć, co zrobić w takiej sytuacji. Ministerstwo Finansów przygotowało konkretne wytyczne, a szczegóły znajdziesz w naszym poradniku.

Jak wystawić fakturę, gdy nie działa KSeF?

W przypadku awarii systemu, o której Ministerstwo Finansów poinformuje w mediach oraz w Biuletynie Informacji Publicznej, przedsiębiorca nie jest zwolniony z obowiązku wystawienia faktury. Musi to zrobić w tzw. trybie awaryjnym, czyli offline, korzystając wzoru faktury ustrukturyzowanej, który będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku. Taką fakturę wystawiamy w formie elektronicznej, natomiast nie wysyłamy jej do KSeF do momentu, aż system nie zacznie ponownie działać.

Co ważne, faktury wystawione w trybie awaryjnym powinny mieć specjalny kod QR, który umożliwia weryfikację i potwierdzenie autentyczności dokumentu.

Nie przegap terminu przesłania faktury po wznowieniu działania systemu

Faktura elektroniczna wystawiona w trybie offline z powodu awarii KSeF, musi zostać przesłana do systemu w ciągu 7 dni roboczych od przywrócenia działania KSeF - wówczas otrzyma odpowiedni numer, a administracja skarbowa zyska do niej dostęp zgodnie z ideą systemu.

Jeśli awaria potrwa dłużej niż 7 dni, wówczas tygodniowy termin przesłania faktur jest liczony od dnia, w którym działanie systemu zostanie przywrócone.

Jedyną przewidzianą sytuacją, w której przedsiębiorca objęty obowiązkowym KSeF nie musi przesyłać faktur do systemu, jest jego całkowita awaria spowodowana np. wprowadzeniem stanu wyjątkowego.