Biała lista podatników VAT to narzędzie, które w teorii ma ułatwiać życie, a w praktyce potrafi narobić kłopotów, jeśli podejść do niej „na skróty”. Dla wielu firm to nadal temat odkładany na później, bo przecież „przelew to przelew”. Problem w tym, że przepisy wiążą z przelewem na rachunek spoza wykazu konkretne konsekwencje podatkowe. Co ważne, nie chodzi o sytuacje wyjątkowe, tylko o codzienne rozliczenia: faktura od nowego dostawcy, płatność za usługę, rozliczenie materiałów do budowy, serwisu, transportu czy IT. W tym artykule masz praktyczne podejście: kiedy weryfikować rachunek, jak to zrobić bez nerwów, jak archiwizować dowód oraz co robić, gdy rachunek nie widnieje w wykazie.
Biała lista VAT to wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W jednym miejscu można sprawdzić status podatnika (np. czy jest zarejestrowany jako czynny VAT) oraz numery zgłoszonych rachunków rozliczeniowych, które są przypisane do rozliczeń podatkowych. Dla przedsiębiorcy kluczowa jest część dotycząca rachunków, bo przepisy uzależniają bezpieczeństwo podatkowe nie tylko od faktury, ale również od tego, na jaki rachunek wykonujesz przelew.
Warto od razu uporządkować jedno nieporozumienie: biała lista nie jest narzędziem do oceny „uczciwości” kontrahenta. To narzędzie do weryfikacji formalnej. Z punktu widzenia ryzyka podatkowego liczy się to, czy przelew idzie na rachunek ujawniony w wykazie na konkretny dzień. Nawet jeśli kontrahent jest rzetelny, a usługa faktycznie wykonana, przelew na rachunek spoza wykazu może spowodować problemy po Twojej stronie.
W praktyce kontrola białej listy powinna stać się stałym elementem procesu płatności w firmie, ale nie zawsze musi dotyczyć każdej drobnej transakcji. Najważniejsze jest ustalenie, kiedy ryzyko jest realne. Co do zasady weryfikacja rachunku jest istotna przy płatnościach przelewem za transakcje przekraczające ustawowy próg związany z ograniczeniami płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Jeśli płatność dotyczy transakcji B2B, a wartość przekracza próg, bezpieczniej przyjąć zasadę: sprawdzamy zawsze, zanim wyjdzie przelew.
W praktyce to „zawsze” warto ująć jako procedurę: nowe relacje handlowe, pierwsza płatność do kontrahenta, płatności cykliczne, płatności o większych kwotach oraz płatności do kontrahentów, którzy informują o zmianie rachunku. To ostatnie to klasyczna sytuacja, w której firmy wpadają w kłopoty, bo zmiana rachunku przychodzi mailem, ktoś w księgowości aktualizuje dane i przelew idzie „z automatu”. Tymczasem to właśnie w momencie zmiany rachunku trzeba wykonać weryfikację i zachować dowód.
Weryfikacja ma sens wtedy, gdy dotyczy konkretnego dnia. Wykaz pokazuje stan na dany moment i to ten moment powinien być zgodny z datą zlecenia przelewu. W praktyce najbezpieczniej jest sprawdzać rachunek w dniu zlecenia płatności, a dowód zachować razem z dokumentami księgowymi. To ważne, bo podczas ewentualnej kontroli liczy się możliwość wykazania, że w momencie przelewu rachunek był na wykazie. Sprawdzenie sprzed tygodnia może być niewystarczające, jeśli w międzyczasie zaszła zmiana po stronie kontrahenta.
Jeżeli w firmie przelewy są przygotowywane jednego dnia, a zatwierdzane i wychodzą kolejnego, warto ustalić w procedurze, kiedy jest wykonywana weryfikacja. Najczęściej sensowne są dwa warianty: sprawdzenie w dniu faktycznego zlecenia przelewu albo sprawdzenie w dniu przygotowania paczki przelewów, o ile paczka wychodzi tego samego dnia. Chodzi o konsekwencję i możliwość udowodnienia, że weryfikacja była powiązana z płatnością.
Weryfikacja jest prosta, ale diabeł tkwi w szczegółach. Najważniejsze jest, aby sprawdzać właściwą firmę i właściwy identyfikator. Najpewniejszy jest NIP kontrahenta, bo nazwy mogą się powtarzać lub być zapisane z drobnymi różnicami. Po wpisaniu NIP system pokaże status VAT oraz listę rachunków. Następnie porównujesz numer rachunku z faktury lub z danych kontrahenta z numerem w wykazie. Jeżeli rachunek się zgadza, przelew jest formalnie bezpieczniejszy.
Jeżeli rachunek nie widnieje w wykazie, nie zakładaj od razu, że kontrahent jest „podejrzany”. Najczęstsze przyczyny są bardziej prozaiczne: rachunek prywatny zamiast firmowego, rachunek w formacie, który nie jest rachunkiem rozliczeniowym, błędny numer na fakturze, albo zwykłe niedopatrzenie w zgłoszeniu aktualizacji danych. W tym miejscu najważniejsze jest, aby nie wykonywać przelewu „na siłę” i nie liczyć na to, że „jakoś to będzie”.
Najwięcej problemów powstaje przy rachunkach, które nie są rachunkami rozliczeniowymi ujawnianymi w wykazie. Dotyczy to przede wszystkim rachunków prywatnych, ale też niektórych rachunków technicznych lub rachunków wykorzystywanych w specyficznych modelach rozliczeń. W B2B bezpieczniej przyjąć zasadę, że płatność idzie na rachunek rozliczeniowy zgłoszony i widoczny w wykazie. Jeśli kontrahent upiera się przy rachunku niewidocznym, powinno to uruchomić wewnętrzną procedurę wyjaśniającą.
Warto też uważać na sytuacje, w których płatność ma iść do pośrednika. Przykładowo, część firm korzysta z faktoringu lub obsługi płatności przez zewnętrzne podmioty. To są legalne modele, ale wymagają poprawnego udokumentowania i zrozumienia, komu faktycznie płacisz. Jeśli płacisz innemu podmiotowi niż wystawca faktury, pojawiają się dodatkowe ryzyka i trzeba z góry ustalić, jak wygląda ścieżka płatności i kto jest odbiorcą środków.
Najczęściej wskazywane ryzyko to konsekwencje w podatku dochodowym: możliwość wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodu w określonych sytuacjach, jeżeli płatność poszła na rachunek spoza wykazu. W skrócie: masz fakturę, masz usługę, ale fiskus może zakwestionować koszt, bo płatność była wykonana „nie tak jak trzeba”. Dla firmy oznacza to podwyższenie podstawy opodatkowania, a więc realny koszt finansowy.
Drugie ryzyko dotyczy VAT, w tym odpowiedzialności solidarnej w określonych przypadkach. W praktyce nie jest to temat, który dotknie każdą firmę w każdej transakcji, ale mechanizm istnieje i bywa wykorzystywany w kontrolach. Dlatego bezpieczniej potraktować białą listę jako element higieny podatkowej, a nie „opcję dla dużych graczy”.
Najważniejsze jest zrozumienie, że konsekwencje wynikają z formalnego aspektu płatności, a nie z Twoich intencji. Urzędnik nie będzie oceniał, czy „chciałeś dobrze”, tylko czy spełniłeś warunki. Dlatego procedura i dowód weryfikacji mają większą wagę niż przekonanie, że kontrahent jest uczciwy.
Jeśli rachunek nie widnieje w wykazie, masz kilka sensownych kroków. Pierwszy to kontakt z kontrahentem i prośba o potwierdzenie, jaki rachunek jest zgłoszony do urzędu i czy na pewno numer na fakturze jest prawidłowy. W wielu przypadkach kończy się to korektą danych i podaniem właściwego rachunku rozliczeniowego.
Drugi krok to sprawdzenie, czy kontrahent nie ma w wykazie innego rachunku niż ten podany na fakturze. Czasem firmy mają kilka rachunków, ale używają na fakturach „starego” albo „pomocniczego”. Wtedy rozwiązanie jest proste: płacisz na rachunek z wykazu, a nie na ten z faktury, po wcześniejszym uzgodnieniu i najlepiej potwierdzeniu mailowym od kontrahenta, że taki przelew akceptuje.
Trzeci krok, gdy sytuacja jest napięta czasowo, to wybór bezpiecznej ścieżki formalnej przewidzianej w przepisach, która pozwala ograniczyć ryzyko. W praktyce firmy stosują rozwiązania polegające na odpowiednim zawiadomieniu organu podatkowego o płatności na rachunek spoza wykazu, jeśli z różnych względów nie da się wykonać przelewu na rachunek ujawniony. To nie jest element, który należy robić „na pamięć”, tylko procedura, którą warto mieć opisaną w firmie i stosować zgodnie z aktualnymi regulacjami.
Samo sprawdzenie rachunku to jedno, ale równie ważne jest posiadanie dowodu, że sprawdzenie nastąpiło. Najprostsze rozwiązanie to zapisanie potwierdzenia weryfikacji z wykazu w formie pliku lub wydruku. Dobrą praktyką jest dodawanie go do dokumentów danej transakcji: do faktury, zamówienia lub dokumentu płatności w systemie księgowym. W razie kontroli nie będziesz wtedy odtwarzać historii „z pamięci”, tylko pokażesz konkretny dowód powiązany z płatnością.
W firmach, które robią dużo przelewów, opłaca się wprowadzić prostą regułę: każda płatność powyżej określonej kwoty musi mieć przypisane potwierdzenie weryfikacji rachunku. Może to być element checklisty zatwierdzania płatności. Jeśli przelewy akceptuje właściciel lub kierownik, powinien mieć pewność, że ktoś wcześniej wykonał weryfikację i dołączył dowód.
Najlepszą ochroną przed błędami jest prosta procedura, którą da się stosować bez obciążania ludzi. W praktyce wystarczy kilka zasad. Po pierwsze, weryfikacja rachunku zawsze przy pierwszej płatności do kontrahenta. Po drugie, weryfikacja przy każdej zmianie rachunku. Po trzecie, weryfikacja przy płatnościach przekraczających próg, który ustalisz jako standard w firmie. Po czwarte, obowiązkowe archiwizowanie dowodu weryfikacji przy płatności. Taki zestaw kroków znacząco zmniejsza ryzyko, że „ktoś kliknie” przelew na niewłaściwe konto.
Warto też ustalić, kto odpowiada za weryfikację. W małej firmie często robi to osoba od księgowości lub właściciel. W większej organizacji weryfikację może robić dział księgowy, a zatwierdza ją osoba z uprawnieniami do płatności. Najgorszy wariant to sytuacja, w której „wszyscy myślą, że ktoś sprawdził”. Wtedy błąd jest tylko kwestią czasu.
Biała lista VAT działa najlepiej wtedy, gdy jest elementem rutyny płatności. Sprawdzenie rachunku w dniu przelewu, zachowanie dowodu i jasna procedura w firmie zabezpieczają Cię przed konsekwencjami, które potrafią być kosztowne i irytujące. W większości przypadków problem nie wynika ze złej woli, tylko z bałaganu w danych lub pośpiechu. Im wcześniej włączysz weryfikację do procesu, tym rzadziej będziesz „gasić pożary” po fakcie.
Zapoznaj się z ofertą świadczoną przez członków naszej grupy biznesowej, ponad 20 różnych firm i branż.
Dołącz swoją firmę
Marki / usługi
Soluma GroupSoluma Group © 2015-2020
Nasze portale
Umów rozmowę
bok@soluma.pl
