Jak przechowywać dokumentację firmową i faktury? Praktyczne wskazówki

Przechowywanie wszelkich dokumentów sprzedażowych i zakupowych jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Należy to robić przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiła sprzedaż/zakup. Stanowi to nie lada problem, z którym można sobie poradzić sięgając po tych kilka praktycznych wskazówek.

Archiwum cyfrowe

Zdecydowanie najwygodniejszym, najszybszym i najmniej kłopotliwym sposobem jest przechowywanie dokumentacji firmowej w formie cyfrowej. Na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej przedsiębiorców.

Można to robić np. przechodząc na cyfrowy obieg dokumentów, w tym wystawiając i odbierając faktury jedynie online – chociażby za pomocą wewnętrznego oprogramowania księgowego. Wówczas takie dokumenty wystarczy przechowywać na dysku komputera, tworząc również ich kopie zapasowe np. w dowolnej usłudze chmurowej.

Dokumenty papierowe

Na dłuższą metę wciąż trudno jest zrezygnować z papierowych dokumentów, na przykład faktur za paliwo na stacji benzynowej, za zakupy w hurtowniach i sklepach stacjonarnych etc. Tutaj najważniejsze jest drobiazgowe segregowanie tych dokumentów, z podziałem na faktury sprzedażowe i zakupowe, zgodnie z miesiącem ich wystawienia/otrzymania.

Papierowe dokumenty najlepiej jest przechowywać w plastikowych koszulkach i segregatorach. Można do tego wykorzystać przestrzeń biurową lub prywatną, na przykład przeznaczając na to osobne miejsce na strychu, w piwnicy, w garażu etc.

Nie chcąc dopuścić do tego, aby po kilku latach dokumenty stały się nieczytelne (najczęściej dotyczy to paragonów z NIP-em), warto sporządzić ich kopie cyfrowe. Wówczas można będzie nawet całkowicie zrezygnować z przechowywania wersji papierowych, ograniczając się wyłącznie do tych cyfrowych (czego prawo w żaden sposób nie zabrania).