Polityka kredytowa w MŚP: jak skrócić DSO, ograniczyć zatory i bezpiecznie używać faktoringu

W małej i średniej firmie pieniądze z faktur to krewobiegi, które utrzymują cały organizm przy życiu. Problem zaczyna się wtedy, gdy klienci płacą z opóźnieniem, a Ty musisz finansować ich zakupy z własnej kieszeni. Pojawiają się nerwy, brakuje środków na pensje i towar, rośnie ryzyko. Dlatego warto mieć prostą, spisaną politykę kredytową dla klientów. W tym tekście pokazuję, jak ją ułożyć, jak skrócić czas oczekiwania na przelew (DSO), jak ograniczyć „zatory płatnicze” i kiedy faktoring pomaga, a kiedy może zaszkodzić.

Co to jest polityka kredytowa i po co ją spisać

Polityka kredytowa to zwięzłe zasady, według których udzielasz odroczonych płatności klientom. Innymi słowy: komu i na jakich warunkach pozwalasz zapłacić później. Gdy zasady są spisane i znane sprzedawcom, handlowcom i księgowości, decyzje przestają być uznaniowe, a Ty unikasz chaosu. Zyskujesz też argumenty w rozmowie z klientem: „tak działamy, to nasze standardy”.

DSO bez tajemnic: dlaczego liczy się każda doba

DSO (Days Sales Outstanding) to średnia liczba dni, których potrzebujesz, aby zamienić sprzedaż na gotówkę. Im wyższe DSO, tym dłużej finansujesz klientów. Nie musisz robić skomplikowanych obliczeń – wystarczy, że co miesiąc sprawdzisz, ile dni mija przeciętnie od wystawienia faktury do wpływu pieniędzy. Jeśli dziś masz 52 dni, a zejdziesz do 40, to odzyskujesz prawie dwa tygodnie oddechu w gotówce. To często różnica między „spiętym” a „spokojnym” miesiącem.

Trzy filary dobrej polityki kredytowej

W praktyce liczą się trzy rzeczy: ocena klienta, warunki handlowe i egzekwowanie płatności. Każdy filar możesz wdrożyć w kilka kroków.

1) Ocena klienta: weryfikuj, zanim dasz termin

Nie chodzi o „detektywów”. Wystarczy prosty zestaw sprawdzeń, który zajmie 10–15 minut, a uchroni Cię przed większością kłopotów. Dla nowych klientów poproś o podstawowe dane: NIP, adres, osobę do kontaktu w sprawach księgowych. Sprawdź rejestry publiczne, historię firmy, podstawowe wpisy o zadłużeniu. Przy większych limitach poproś o referencje lub krótką historię współpracy. Dla istniejących klientów monitoruj zmiany: jeśli ktoś nagle zaczyna płacić znacznie później niż dotychczas, to sygnał, aby ograniczyć ryzyko.

2) Warunki handlowe: limity, zaliczki, kary i zachęty

Ustal z góry maksymalny limit kupiecki (ile klient może u Ciebie „wisieć” w danym momencie) i standardowy termin płatności. Nie każdy klient zasługuje na 30 dni – niektórzy powinni zaczynać od przedpłaty lub krótszego terminu, np. 7 lub 14 dni. Dobrze działają proste zachęty do wcześniejszej płatności (np. drobny rabat za przelew przed terminem) i jasne kary umowne za spóźnienia w większych kontraktach B2B. Ważne, by sprzedawcy nie „rozdawali” terminów bez kontroli – każdy wyjątek powinien mieć uzasadnienie i akceptację.

3) Egzekwowanie: uprzejmie, szybko, konsekwentnie

Największe opóźnienia nie biorą się ze złej woli, tylko z bałaganu. Dlatego przypomnienia o płatności powinny być automatyczne i przewidywalne: delikatny mail dzień przed terminem, wiadomość w dniu wymagalności, telefon po 3–5 dniach zwłoki. Warto mieć jedną osobę odpowiedzialną za monitoring należności, nawet na część etatu. Gdy dług rośnie, działaj etapami: zawieszenie przyjmowania nowych zamówień, plan spłat, a w ostateczności przekazanie sprawy do windykacji lub sądu. Konsekwencja buduje Twoją wiarygodność.

Prosta mapa procesu „od zamówienia do przelewu”

Żeby skrócić DSO, potrzebujesz płynnego procesu, a nie tylko „gonienia dłużników”. Zadbaj o jakość dokumentów (poprawne dane, jasny opis, jeden adres do faktur), szybkie wystawienie faktury po dostawie i łatwy sposób zapłaty (link do płatności, przelew natychmiastowy, split payment, jeśli klient wymaga). Ustal, że handlowiec nie zamyka tematu po wysyłce – dopóki faktura nie jest opłacona, ktoś trzyma rękę na pulsie.

Jak skrócić DSO: taktyki, które działają

Nie ma magii. Jest kilka sprawdzonych sposobów, które większość firm może wdrożyć w tydzień.

• Lepsze warunki dla rzetelnych klientów – szybka weryfikacja, krótsze terminy na start, dłuższe po kilku miesiącach bez spóźnień.
• Zaliczki lub „częściowe” płatności – 20–40% przed rozpoczęciem zlecenia przy projektach i produkcji na zamówienie.
• Link do płatności – wielu księgowych i właścicieli płaci od razu, jeśli nie muszą przepisywać danych.
• Rabat za wcześniejszą płatność – nawet 1–2% potrafi przyspieszyć przelew o tydzień.
• Automatyczne przypomnienia – systemowa wiadomość dzień przed terminem i w dniu terminu, plus krótki telefon po kilku dniach.
• „Stop” na nowe zamówienia – gdy zaległości przekroczą ustalony limit, kolejne zamówienia realizujesz po uregulowaniu części długu.

Polityka kredytowa a relacje z klientem

Nie bój się rozmawiać o pieniądzach. Profesjonalny klient rozumie, że terminy i limity to standard. Gdy trafisz na opór, zaproponuj kompromis: krótszy termin, ale niższy limit; zaliczka przy pierwszym zamówieniu; rabat za przedpłatę. Ważne, żeby zasady były równe dla wszystkich w danej kategorii ryzyka. „Wyjątki dla znajomych” zwykle kończą się źle.

Kiedy faktoring ma sens

Faktoring polega na tym, że zamieniasz fakturę na gotówkę wcześniej, a faktor (firma finansująca) czeka na przelew od Twojego klienta. Dzięki temu szybciej dostajesz pieniądze, a DSO spada. Faktoring bywa szczególnie przydatny, gdy:

• masz długie terminy płatności u dużych odbiorców,
• sprzedaż rośnie i potrzebujesz kapitału obrotowego,
• Twoi klienci są wiarygodni, ale płacą późno z przyzwyczajenia,
• nie chcesz brać kredytu obrotowego lub masz ograniczone zabezpieczenia.

W wielu firmach faktoring jest tańszy niż „niewidoczny” koszt dziur w gotówce: opóźnione dostawy, brak towaru, nerwowe negocjacje z pracownikami i dostawcami. Uwaga: faktoring nie rozwiązuje problemu złych dłużników. Jeśli klient nie płaci, faktor też może się upomnieć o pieniądze – chyba że masz faktoring pełny (z przejęciem ryzyka niewypłacalności), który z kolei kosztuje więcej.

Jak wybierać faktora i na co uważać

Nie patrz tylko na „prowizję od faktury”. Zwróć uwagę na listę opłat (minima, prowizje stałe, koszty dodatkowe), limity na kontrahenta, czas wypłaty środków, rodzaj zabezpieczeń i zapisy o regresie (kto ostatecznie ponosi ryzyko, jeśli klient nie zapłaci). Policz pełny koszt w skali roku, uwzględniając, ile faktur faktycznie sfinansujesz. Przeczytaj też uważnie warunki rozwiązania umowy – zbyt długi okres wypowiedzenia może Cię związać, gdy będziesz chciał zmienić model finansowania.

„Czerwone lampki”: sygnały, że ryzyko rośnie

Nie trzeba specjalnych systemów, żeby zauważyć kłopoty. Wystarczy patrzeć na podstawowe wskaźniki:

• DSO rośnie trzeci miesiąc z rzędu mimo przypomnień,
• odsetek faktur po terminie przekracza ustalony próg (np. 15%),
• pojawia się kilku klientów z długami rosnącymi szybciej niż sprzedaż,
• klienci proszą o podział płatności częściej niż zwykle.

Gdy widzisz te sygnały, reaguj: zmniejsz limity, skróć terminy, poproś o zaliczki, rozważ faktoring na wybranych kontrahentach. Lepiej „przykręcić kurek” zawczasu niż później gasić pożar.

Prosty porządek w papierach = szybsze przelewy

Wiele opóźnień wynika z drobiazgów. Pomagają oczywistości: poprawne dane na fakturze, numer zamówienia klienta, jeden kanał doręczenia dokumentów, jasny opis towaru lub usługi, załączniki potrzebne do akceptacji (np. protokół odbioru). Im mniej wymian maili, tym szybciej pieniądze u Ciebie.

Rola handlowców i BOK: niech „sprzedaż” kończy się na przelewie

Najlepsze firmy uczą handlowców pracy z terminami tak samo, jak pracy z ceną. Handlowiec powinien wiedzieć, jaki limit ma dany klient i co się dzieje, gdy zbliża się do sufitu. Biuro obsługi klienta z kolei powinno mieć jasny scenariusz rozmów o płatnościach: uprzejmie, rzeczowo, bez wstydu. To część profesjonalnej relacji, nie „temat tabu”.

Plan awaryjny: co jeśli kluczowy klient nie płaci

Każdemu może się zdarzyć trudny przypadek. Warto mieć plan B: wstrzymanie realizacji kolejnych zamówień, ugoda ratalna, zabezpieczenia (weksel, zastaw, gwarancja bankowa przy większych kontraktach), a gdy to nie działa – szybka ścieżka prawna. Czasem lepiej ograniczyć współpracę, niż przez miesiące kredytować cudzy biznes i narażać swój.

Minimalny „zestaw narzędzi” do kontroli należności

Nie potrzebujesz rozbudowanych systemów, żeby mieć porządek. Wystarczy prosty arkusz lub moduł w Twoim programie do faktur, w którym co tydzień sprawdzasz stan należności, DSO, listę największych dłużników i plan działań na najbliższe dni. Raz w miesiącu rób krótką odprawę: które zasady działają, co trzeba zmienić, kogo „przekierować” na zaliczkę lub faktoring.

Podsumowanie: jasne zasady i konsekwencja wygrywają z „zatorami”

Dobra polityka kredytowa to nie twarda ręka, tylko przewidywalność. Ustal proste zasady oceny klienta, limity i terminy, przypomnienia i konsekwencje. Monitoruj DSO, nagradzaj rzetelność, a przy rosnących opóźnieniach reaguj szybko. Faktoring traktuj jako narzędzie do wygładzenia przepływów, a nie cudowny lek. Gdy połączysz te elementy, Twoja firma zacznie działać spokojniej, a gotówka przestanie „utknąć” u klientów.

Źródła

https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/przeciwdzialanie-nadmiernym-opoznieniom-w-transakcjach-handlowych — Informacje o przepisach dotyczących opóźnień w transakcjach handlowych (terminy, rekompensaty, odsetki).

https://www.uokik.gov.pl/zatory_platnicze.php — UOKiK: materiały i wyjaśnienia dotyczące zatorów płatniczych oraz postępowań w tym zakresie.

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32011L0007 — Dyrektywa 2011/7/UE w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych.

https://pzf.pl/ — Polski Związek Faktorów: podstawy faktoringu, rodzaje, statystyki rynku i dobre praktyki.

https://www.investopedia.com/terms/d/dso.asp — Definicja i sposób liczenia DSO (Days Sales Outstanding) oraz interpretacja wskaźnika.