Ulga na złe długi w VAT i PIT – praktyczny przewodnik dla małej firmy

W małej firmie każda nieopłacona faktura boli podwójnie: brakuje gotówki na bieżące zobowiązania, a do tego trzeba jeszcze zapłacić podatek od przychodu, którego realnie nie ma. Właśnie po to powstała ulga na złe długi – mechanizm, który pozwala „cofnąć” podatek od nieściągalnych należności. Problem w tym, że wielu przedsiębiorców kojarzy ją tylko hasłowo i nie korzysta z niej w ogóle. W tym artykule w prosty sposób pokazujemy, jak w praktyce działa ulga na złe długi w VAT i PIT, na co uważać i jak ją wdrożyć w niewielkiej firmie.

Czym w ogóle jest ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to zestaw przepisów, które pozwalają skorygować podatek od faktur, za które nie otrzymaliśmy zapłaty. W skrócie: jeśli Twój kontrahent nie płaci, a minęło już co najmniej 90 dni od terminu płatności, możesz obniżyć podstawę opodatkowania i sam podatek – zarówno w VAT, jak i w podatku dochodowym.

Mechanizm działa w dwie strony:

• u wierzyciela (sprzedawcy) – umożliwia skorygowanie podatku od nieściągalnej wierzytelności,
• u dłużnika (nabywcy) – wymusza „oddanie” wcześniej odliczonego podatku i zwiększenie podstawy opodatkowania, jeśli faktura nie została opłacona.

W praktyce oznacza to tyle, że państwo nie powinno ostatecznie zarabiać na transakcjach, które nigdy nie zostały zrealizowane finansowo. Warunkiem jest jednak spełnienie konkretnych kryteriów i poprawne przeprowadzenie korekt.

Podstawa prawna ulgi na złe długi

Ulga na złe długi jest uregulowana zarówno w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT), jak i w ustawach o podatkach dochodowych. W przypadku VAT mówimy przede wszystkim o korekcie podatku przy wierzytelności nieściągalnej – przedsiębiorca może odpowiednio zmniejszyć podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego, jeśli kontrahent nie uregulował faktury w ustawowym terminie.

W podatku dochodowym (PIT/CIT) ulga działa w podobnej logice: wierzyciel może obniżyć podstawę opodatkowania o wartość nieuregulowanej należności, natomiast dłużnik ma obowiązek zwiększyć swój dochód (lub zmniejszyć stratę), jeśli sam nie zapłacił kontrahentowi. Z ulgi mogą korzystać m.in. przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym czy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, oczywiście przy spełnieniu ustawowych warunków.

Kluczowe warunki skorzystania z ulgi na złe długi

Szczegóły przepisów są rozbudowane, ale dla małej firmy najważniejsze są konkretne, praktyczne warunki. Co do zasady, żeby skorzystać z ulgi na złe długi jako wierzyciel, musisz spełnić kilka podstawowych kryteriów.

Najważniejsze z nich to:

• od upływu terminu płatności z faktury minęło co najmniej 90 dni, a kontrahent nadal nie zapłacił całości lub części należności,
• wierzytelność wynika z transakcji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą, udokumentowanej fakturą,
• wierzytelność nie została zbyta (np. sprzedana faktorowi bez regresu), umorzona ani przedawniona,
• pomiędzy stronami transakcji nie zachodzą powiązania wyłączające możliwość zastosowania ulgi w podatku dochodowym (chodzi o transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi),
• w VAT – spełniasz szczegółowe warunki z ustawy, m.in. dotyczące statusu podatnika oraz terminu od wystawienia nieopłaconej faktury.

Od 2025 roku przepisy dotyczące VAT zostały dodatkowo zliberalizowane – ulga obejmuje szerszy katalog transakcji, w tym także z konsumentami i podmiotami zwolnionymi z VAT, pod warunkiem spełnienia określonych w ustawie kryteriów. W praktyce oznacza to lepszą ochronę płynności również w sprzedaży B2C, np. w przypadku usług świadczonych osobom fizycznym.

Ulga na złe długi w VAT – jak wygląda w praktyce?

W podatku VAT ulga na złe długi polega na tym, że wierzyciel może skorygować podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego w związku z nieściągalną wierzytelnością. Procedura – w uproszczeniu – wygląda następująco.

Po pierwsze, identyfikujesz faktury, za które nie otrzymałeś zapłaty, i na których minęło już co najmniej 90 dni od terminu płatności. Po drugie, sprawdzasz, czy nadal spełnione są ustawowe warunki (m.in. co do statusu podatnika VAT oraz tego, że wierzytelność nie została sprzedana, umorzona ani przedawniona). Po trzecie, w deklaracji VAT/JPK_V7 za odpowiedni okres dokonujesz korekty in minus – wykazujesz kwotę netto i VAT z nieściągalnej faktury, uwzględniając dane dłużnika.

Po stronie dłużnika działa mechanizm lustrzany. Jeżeli od terminu płatności minęło 90 dni, a faktura nadal nie jest opłacona, musi on odpowiednio zwiększyć swój VAT należny lub skorygować odliczony wcześniej VAT naliczony. Oznacza to, że nie można bez końca korzystać z odliczenia podatku od zakupów, których faktycznie się nie opłaciło.

Jeżeli dłużnik spłaci całość lub część zobowiązania już po dokonaniu korekty, zarówno on, jak i wierzyciel muszą „odwrócić” ulgę w odpowiedniej proporcji – wierzyciel znów zwiększa VAT należny, a dłużnik odzyskuje prawo do odliczenia VAT od zapłaconej części faktury.

Ulga na złe długi w PIT – co powinna wiedzieć mała firma?

W podatku dochodowym ulga na złe długi ma podobny cel: nie płacisz podatku od przychodu, którego realnie nie otrzymałeś. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa), jak i podatkiem liniowym czy – z pewnymi odrębnościami – ryczałtem.

Wierzyciel może pomniejszyć podstawę opodatkowania o wartość wierzytelności, która nie została uregulowana lub zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie. W praktyce ulga może być uwzględniana już przy zaliczkach na PIT, a następnie odpowiednio wykazywana w zeznaniu rocznym (np. PIT-36, PIT-36L lub PIT-28 – w zależności od formy opodatkowania).

Dłużnik z kolei ma obowiązek powiększyć swój dochód (lub zmniejszyć stratę) o kwotę niezapłaconego zobowiązania po upływie 90 dni od terminu płatności. To zabezpiecza system podatkowy przed sytuacją, w której ktoś zalicza w koszty nieopłacone zakupy w nieskończoność. Podobnie jak w VAT, jeśli zobowiązanie zostanie uregulowane później, trzeba „odwrócić” skutki ulgi – wierzyciel zwiększa przychód, a dłużnik ponownie może rozpoznać koszt.

Ulga na złe długi po stronie dłużnika – obowiązki, o których łatwo zapomnieć

W praktyce wielu przedsiębiorców kojarzy ulgę na złe długi wyłącznie z korzyściami po stronie wierzyciela. Tymczasem przepisy bardzo wyraźnie nakładają obowiązki również na dłużnika. Jeżeli nie zapłacisz faktury w terminie 90 dni od umownego terminu płatności, musisz skorygować swoje rozliczenia podatkowe.

W podatku VAT oznacza to odpowiednie zwiększenie VAT należnego (lub korektę odliczonego VAT naliczonego), natomiast w podatku dochodowym – zwiększenie podstawy opodatkowania przez wyłączenie z kosztów podatkowych nieopłaconego wydatku. W rozliczeniach rocznych informacje o zastosowaniu ulgi są najczęściej ujmowane w specjalnych pozycjach formularzy lub załącznikach, co pozwala organom podatkowym śledzić powiązanie pomiędzy ulgą wierzyciela i obowiązkami dłużnika.

Jeśli później uregulujesz zaległy dług, w kolejnym okresie rozliczeniowym możesz przywrócić koszty podatkowe (w PIT) lub odliczenie VAT naliczonego, zgodnie z kwotą faktycznie dokonanej zapłaty. Wiele małych firm o tym zapomina, co prowadzi do niepotrzebnych komplikacji przy ewentualnej kontroli.

Typowe błędy małych firm przy uldze na złe długi

Sam mechanizm ulgi nie jest bardzo skomplikowany, ale w praktyce łatwo popełnić błędy, które później trzeba odkręcać. Z perspektywy małej firmy najczęściej pojawiają się następujące problemy:

• brak systematycznego monitoringu przeterminowanych faktur – przedsiębiorca dowiaduje się o uldze na złe długi dopiero przy rozliczeniu rocznym, gdy wiele wierzytelności jest już przedawnionych lub trudnych do prześledzenia,
• mylenie daty sprzedaży z datą upływu terminu płatności – kluczowe jest liczenie 90 dni właśnie od terminu płatności, a nie od wystawienia faktury,
• stosowanie ulgi do wierzytelności spornych – jeśli kontrahent kwestionuje fakturę, a sprawa trafiła do sądu, sytuacja jest bardziej złożona i warto ją skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym,
• brak korekty po częściowej zapłacie – ulga przysługuje tylko do nieopłaconej części, a po spłacie części długu trzeba odpowiednio przeliczyć kwoty,
• zapominanie o obowiązkach dłużnika – firmy korzystają z ulgi po stronie wierzyciela, ale nie dokonują lustrzanych korekt jako dłużnicy, co łatwo wychwycić przy kontroli.

Wszystkie te błędy da się ograniczyć, jeśli w firmie działa choćby prosty system monitorowania należności i zobowiązań, a współpraca z biurem rachunkowym nie ogranicza się wyłącznie do „przekazania dokumentów raz w miesiącu”.

Jak wdrożyć ulgę na złe długi w niewielkiej firmie – prosty workflow

Z punktu widzenia właściciela MŚP kluczowe pytanie brzmi: jak to poukładać, żeby ulga na złe długi działała, ale nie zjadała masy czasu? Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie prostego, powtarzalnego schematu działania, opartego na współpracy z księgową.

Praktyczny workflow może wyglądać na przykład tak:

• na bieżąco ewidencjonujesz terminy płatności wszystkich faktur sprzedaży i zakupu (może to być funkcja w systemie fakturowym, ERP albo dobrze prowadzony arkusz),
• raz w miesiącu generujesz listę faktur po terminie płatności wraz z liczbą dni opóźnienia,
• dla faktur, które przekroczyły 90 dni opóźnienia, przygotowujesz zestawienie z podziałem na sprzedaż (możliwość skorzystania z ulgi jako wierzyciel) oraz zakupy (obowiązki jako dłużnik),
• zestawienie przekazujesz księgowej/biuru rachunkowemu, które na tej podstawie dokonuje odpowiednich korekt w VAT i PIT oraz wykazuje informacje w deklaracjach/JPK i zeznaniu rocznym,
• każda późniejsza zapłata zaległej faktury jest wiązana z konkretną wcześniej wykazaną ulgą, co pozwala prawidłowo „odwrócić” skutki ulgi w kolejnych okresach.

Wdrożenie takiego schematu wymaga pewnej dyscypliny, ale szybko staje się rutyną. Najważniejsze, żeby osoby odpowiedzialne za wystawianie i księgowanie faktur miały jasną procedurę: co robimy, gdy faktura mija 30, 60, 90 dni po terminie płatności i jak komunikujemy to do księgowości.

Czy zawsze warto korzystać z ulgi na złe długi?

W większości przypadków odpowiedź brzmi: tak, warto. Dla małej firmy możliwość odzyskania podatku od nieściągalnych faktur to konkretna ulga dla płynności finansowej. Trudno zaakceptować sytuację, w której przedsiębiorca finansuje nie tylko nieuczciwego kontrahenta, ale także budżet państwa, płacąc VAT i PIT od transakcji, z której nigdy nie dostał pieniędzy.

Są jednak sytuacje, w których korzystanie z ulgi może być mniej zasadne. Przykładowo, gdy bardzo realne jest szybkie uregulowanie należności przez kontrahenta (np. po podpisaniu ugody), koszt czasowy wdrożenia ulgi i późniejszego „odwracania” jej skutków może przewyższać korzyści podatkowe. Każdą sprawę warto więc oceniać indywidualnie, najlepiej we współpracy z księgową, która dobrze zna specyfikę firmy.

Warto też pamiętać, że artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady doradcy podatkowego czy radcy prawnego. Przepisy dotyczące ulgi na złe długi potrafią się zmieniać, a konkretne zastosowanie zawsze zależy od szczegółów danej transakcji i sytuacji podatnika.

Podsumowanie

Ulga na złe długi w VAT i PIT to jedno z ważniejszych narzędzi ochrony płynności finansowej małych firm. Pozwala uporządkować sytuację podatkową w przypadku nieściągalnych należności i sprawia, że przedsiębiorca nie musi finansować podatku od faktur, których nikt mu nie zapłacił. Warunkiem skorzystania z ulgi jest jednak dobra ewidencja przeterminowanych faktur, pilnowanie 90-dniowego terminu oraz rzetelna współpraca z księgowością – zarówno po stronie wierzyciela, jak i dłużnika.

Jeśli prowadzisz niewielką firmę i masz problem z zatorami płatniczymi, warto przyjrzeć się uldze na złe długi nie tylko od święta, przy rocznym rozliczeniu, ale jako stałemu elementowi pracy z należnościami i zobowiązaniami. Dobrze wdrożona procedura może realnie poprawić Twoją płynność, szczególnie w okresach spowolnienia gospodarczego.

Źródła

https://www.podatki.gov.pl/wyjasnienia/nie-ma-podatku-od-niezaplaconych-faktur/ – oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące ulgi na złe długi w VAT, PIT i CIT, wraz z omówieniem podstawowych zasad i warunków.

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00249 – informacja administracji publicznej o zasadach odliczania i zwrotu VAT, w tym o warunkach skorzystania z ulgi na złe długi po stronie podatnika.

https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198 – tekst ustawy o podatku od towarów i usług, zawierający m.in. przepisy dotyczące korekty podatku przy wierzytelnościach nieściągalnych (ulga na złe długi).

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ulga-na-zle-dlugi-w-pit-i-cit-wszystko-co-warto-wiedziec – praktyczne omówienie zasad stosowania ulgi na złe długi w podatkach dochodowych, ze szczególnym uwzględnieniem przedsiębiorców z sektora MŚP.

https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006919589,Ulga-na-zle-dlugi-krok-po-kroku-Instrukcja.html – instrukcja krok po kroku dotycząca stosowania ulgi na złe długi, wraz z przykładami rozliczeń po stronie wierzyciela i dłużnika.