Bezpłatny, a taki drogi… Czym może Cię negatywnie zaskoczyć darmowy program do fakturowania online?

Popyt na bezpłatne oprogramowanie biznesowe jest bardzo duży. Polscy przedsiębiorcy najchętniej korzystają z programów antywirusowych, pakietów biurowych oraz programów do wystawiania faktur. Te ostatnie często jednak okazują się być pełne sprytnie ukrytych pułapek. Do rzadkości nie należą sytuacje, w których teoretycznie bezpłatny program do fakturowania online jednak sumarycznie staje się bardzo kosztowny w użytkowaniu. Jak to jest w ogóle możliwe? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Darmowy tylko pierwszy rok

Bezpłatne udostępnienie programu do fakturowania jest bardzo dobrym chwytem marketingowym. Dostawca proponuje jakąś symboliczną opłatę, na przykład 1 zł netto za rok, ale nie chwali się tym, że w kolejnym roku stawka będzie już wielokrotnie wyższa. Owszem, przedsiębiorca nie musi przedłużać umowy, ale wyobraźmy sobie, że przez ten rok cała firma przystosowała się już do konkretnego programu i nikomu nie uśmiecha się kolejna zmiana narzędzia. Czyli zostawiamy po staremu i… słono za to płacimy.

Uwaga na zapisy licencyjne!

Bardzo ważną kwestią, o której należy pamiętać wybierając teoretycznie darmowy program do fakturowania, jest dokładne zapoznanie się z zapisami licencyjnymi. To może być wyjątkowo ciekawa lektura. Zdarza się, że program faktycznie jest udostępniany bezpłatnie, ale tylko na licencji niekomercyjnej.

Co to oznacza? Że nie można go wykorzystywać… w działalności gospodarczej. Brzmi absurdalnie, ale takie sytuacje są na porządku dziennym. Tymczasem za złamanie zapisów licencji przedsiębiorcy grożą słone kary finansowe.

Limit wystawionych dokumentów

Jedna z najbardziej irytujących pułapek, w które nagminnie wpadają przedsiębiorcy. Nie ma możliwości, aby porządny program do fakturowania online był udostępniany za darmo w modelu nielimitowanym.

Dostawca zawsze w jakiś sposób ograniczy jego funkcjonalność, najczęściej narzucając limit wystawiony dokumentów. Zwykle wynosi on do 10 faktur miesięcznie. Jeśli masz niewielu klientów, to taki limit może Ci wystarczyć, ale jest to mimo wszystko mało prawdopodobne.

Poza tym pamiętaj, że w momencie, gdy jednak będziesz musiał przekroczyć limit, bo trafiły Ci się ekstra zlecenia, za każdą ponadnormatywną fakturę zapłacisz osobno – i nie są to stawki, które można całkowicie zignorować.