Co poszło nie tak? Najczęstsze przyczyny nieudanego wdrożenia rozwiązania informatycznego w firmie

Choć współczesne systemy informatyczne są niezwykle precyzyjne, a specjaliści potrafią dobrać rozwiązania ściśle odpowiadające potrzebom konkretnego przedsiębiorstwa, to nadal zdarza się, że wdrożenie nie przebiega po myśli inwestora. Winny nie zawsze jest wykonawca. Czasami w grę wchodzą obiektywne trudności, ale z doświadczenia wiemy, że nieudane wdrożenie może być także konsekwencją złych wyborów klienta. W tym artykule wymieniamy najczęstsze przyczyny takiego stanu rzeczy. Zalecamy uważną lekturę każdemu, kto przymierza się do wdrożenia dowolnego rozwiązania informatycznego w swojej firmie.

Zły wybór oprogramowania

To najczęstszy błąd, który wynika bezpośrednio z przesadnego oszczędzania na usłudze doradztwa informatycznego. Wiele firm nie chce płacić za konsultacje, rezygnuje z pomocy analityka i wybiera oprogramowanie na własną rękę, kierując się przede wszystkim ceną i dostępnością danego narzędzia.

Efekty są łatwe do przewidzenia. Problemy z wdrożeniem pojawiają się już na samym początku, a rozwiązanie zamiast wspierać procesy w firmie, wyłącznie je komplikuje.

Źle ustalony budżet

Firma X założyła, że wyda na wdrożenie oprogramowania np. 50 tysięcy złotych. To sporo pieniędzy, choć w branży IT takie kwoty nie robią na nikim wrażenia. Naturalne jest, że firma stara się pilnować, by nie doszło do przekroczenia budżetu. Gdy jednak okazuje się, że wymagane są dodatkowe analizy czy uzupełnienie oprogramowania o jeszcze inne funkcjonalności, ostateczna kwota zwyczajnie musi wzrosnąć.

Firma tego nie akceptuje, naciska na wykonawcę, by koniecznie zmieścił się w budżecie, a to prosta droga do problemów. Zaczyna się chodzenie na skróty, sztuczne przyspieszanie prac, w efekcie czego rozwiązanie informatyczne nie będzie wykorzystane w 100%.

Oszczędzanie na narzędziu informatycznym

Każdy system IT, który ma zostać wdrożony w firmie, powinien zostać dobrany ściśle pod kątem potrzeb przedsiębiorstwa. Nie da się tego zrobić, gdy firma nalega na zakup np. gotowego, uniwersalnego oprogramowania i szuka na tym polu przesadnych oszczędności.

Trzeba sobie jasno powiedzieć: wydanie sporych pieniędzy na system, który nie zadziała, jest głupotą. Zawsze rozsądniej będzie podwyższyć budżet, nawet kosztem innych inwestycji, ale zamówić narzędzie, które rzeczywiście zwiększy konkurencyjność przedsiębiorstwa i ułatwi zarządzanie nim.

Zwlekanie z wdrożeniem

System jest gotowy, wykonawca może go w każdej chwili wdrożyć, ale inwestor ma wątpliwości. A to nie pasuje mu termin, a to szef informatyki w firmie ma zaplanowany urlop, a to szef chce się jeszcze z tym przespać itd. Opóźnianie wdrożenia zawsze działa na niekorzyść całego projektu. Sprzyja to wprowadzaniu zupełnie niepotrzebnych zmian. Pamiętajmy, że wdrożenie nie następuje z dnia na dzień. Wykonawca musi mieć dość czasu, by przetestować system i przeszkolić pracowników z jego obsługi.

Teoretycznie te błędy powinny być oczywiste dla każdego. Praktyka pokazuje jednak, że wciąż są one nagminnie popełniane, nawet w korporacjach, które przecież nie mogą sobie pozwolić na żadne pomyłki.