Czas na zmianę? Kiedy należy pomyśleć o modernizacji oprogramowania w firmie?

Każda firma, nawet najmniejsza, korzysta z jakiegoś oprogramowani: czy to biurowego, czy księgowego, czy magazynowego. Od sprawności tych systemów zależy wygoda i tym samym efektywność pracy poszczególnych działów. Jeszcze do niedawna przyjmowało się, że cykl „życia” oprogramowania w firmie wynosi od 7 do 10 lat. Obecnie wiemy, że to zdecydowanie za długo. Jakie sygnały świadczą o tym, że czas pomyśleć o zmodernizowaniu oprogramowania w firmie? Przeczytaj.

Zmiana szefa zespołu

Jeśli w Twojej firmie doszło do istotnych zmian kadrowych, szczególnie na poziomie managerskim, to nowy szef zespołu powinien mieć możliwość przeanalizowania dostępnego oprogramowania i zgłoszenia swoich uwag. Załóżmy, że w firmie funkcjonuje system ERP, który był tworzony pod nadzorem poprzedniego szefa. Jego wymagania mogły być diametralnie inne od tych, jakie ma obecny specjalista.

Zmiana struktury firmy

Gdy w firmie powstają nowe działy lub następują redukcje, należy koniecznie sprawdzić, czy dostępne oprogramowanie jest w stanie sprostać tym zmianom. Może dojść zarówno do sytuacji, że architektura software jest niewystarczająca, jak i odwrotnie – firma po roszadach nie może wykorzystać jej całego potencjału (po w takim razie ponosić koszty utrzymania takiego oprogramowania?).

Powtarzające się problemy

Firma zainwestowała kilka lat temu w zaawansowany system do kontroli stanów magazynów. Niestety, od pewnego czasu wciąż powtarzają się sytuacje, że klienci kupują produkty, których przedsiębiorstwo w rzeczywistości nie ma. Prowadzenie inwentaryzacji stało się bardzo uciążliwe, czas obsługi się wydłużył, a pracownicy bywają zmuszeni do ręcznego wykonywania pewnych procesów, które w założeniu miały zostać zautomatyzowane. Trudno o bardziej czytelny sygnał, że czas na zmiany.

Zmiany podatkowe

Najświeższym przykładem jest wprowadzenie w Polsce Jednolitego Pliku Kontrolnego. Pojawienie się tego wymogu spowodowało, że w tysiącach firm nastąpiła konieczność zmodernizowania oprogramowania księgowego. Za każdym razem, gdy tylko są wprowadzane jakieś nowe przepisy dotyczące przedsiębiorców, należy sprawdzić, czy w ślad za tym nie idzie potrzeba zainwestowania w nowe oprogramowanie.

Skargi klientów

To zawsze niepokojący sygnał. Jeśli klienci zaczęli się skarżyć np. na nieotrzymywanie faktur, złe naliczanie rabatów, brak możliwości otwarcia załącznika czy nieczytelność dokumentów, to koniecznie trzeba sprawdzić, czy wina nie leży po stronie przestarzałego oprogramowania.

Przedsiębiorca korzystający z nowoczesnych rozwiązań informatycznych musi się liczyć z tym, że co jakiś czas pojawi się potrzeba poniesienia inwestycji w tym obszarze. Nie ma takiego systemu, który gwarantowałby bezawaryjność i aktualność przez np. dekadę.