Czym jest i do czego przyda Ci się oprogramowanie typu DMS?

DMS, czyli Document Management System, to jedna z najbardziej przydatnych kategorii oprogramowania dla firm. Mimo to wielu przedsiębiorców nie wie o istnieniu takich narzędzi programistycznych. Czym dokładnie jest DMS i do czego możesz wykorzystać tego typu system? Po szczegóły zajrzyj do naszego artykułu.

System do zarządzania dokumentami w formie elektronicznej

Systemy typu DMS są dedykowane przechowywaniu i organizacji dokumentów przetwarzanych w przedsiębiorstwie. Umożliwiają archiwizowanie faktur, umów, zleceń, zamówień, ofert, dokumentacji pracowniczej, regulaminów wewnętrznych, korespondencji etc. w jednym miejscu, co pozwala na zachowanie porządku i wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów.

Można zatem napisać, że oprogramowanie typu DMS stanowi centralną bazę dokumentów i danych konkretnego przedsiębiorstwa, które są udostępniane online czy w sieci wewnętrznej (Intranet), czy w modelu chmurowym.

Dlaczego warto zainwestować w takie narzędzie?

System DMS znacząco upraszcza zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Minimalizuje, a przy poprawnym wdrożeniu i wykorzystaniu eliminuje ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji. Z poziomu systemu można od ręki odszukać np. faktury, umowy, udostępnić je współpracownikom czy kontrahentom, co przekłada się na wyższy komfort pracy, przyspiesza podstawowe procesy biznesowe oraz poprawia komunikację w organizacji.

System można wykorzystać do automatyzacji wybranych procesów, na przykład akceptacji faktur, obiegu wniosków etc.

DMS znacząco zwiększa także bezpieczeństwo danych, pozwalając chociażby na ich szyfrowanie czy tworzenie kopii zapasowych, co może być nieocenione np. w razie awarii, pożaru, włamania czy konieczności szybkiego odszukania danego dokumentu w związku z kontrolą, koniecznością wyjaśnienia czegoś z kontrahentem etc.