Jakie pytania warto zadać dostawcy oprogramowania do fakturowania?

Wybierając oprogramowanie do fakturowania nie należy się kierować wyłącznie niską ceną. Mówimy tutaj przecież o narzędziu, z którego firma będzie korzystać właściwie bez przerwy, stąd bardzo ważne jest, aby spełniało ono oczekiwania przedsiębiorcy w zakresie funkcjonalności, łatwości obsługi czy wreszcie bezpieczeństwa. Aby to wszystko ustalić warto zadać dostawcy oprogramowania kilka ważnych pytań – i to przed podpisaniem umowy. Najważniejsze kwestie, które należy poruszyć, wymieniamy w naszym poradniku.

Czy jest możliwość przetestowania programu?

Dobrze by było, aby przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego oprogramowania do fakturowania przetestować jego działanie. Często dostawcy umożliwiają sprawdzenie poszczególnych funkcjonalności, o co zawsze warto zapytać. 

Czy są jakieś limity?

To bardzo ważne pytanie, o którego zadaniu nie można zapomnieć. Nie należy też w ciemno ufać sloganom reklamowym – wszystko musi być dokładnie wyjaśnione w warunkach świadczenia usługi. Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku tanich czy wręcz darmowych programów do fakturowania – tutaj bardzo często dostawcy narzucają niekomfortowe limity, np. liczby generowanych dokumentów w miesiącu.

Czy program działa online, czy trzeba go zainstalować?

Jeśli zależy nam na tym, aby mieć możliwość wystawiania faktur z dowolnego miejsca, koniecznie trzeba zdecydować się na program do fakturowania online, działający w chmurze obliczeniowej. Jest to zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie, niż ograniczanie się tylko do urządzeń, na których program został zainstalowany.

Gdzie są przechowywane dane?

Tutaj dotykamy już kwestii bezpieczeństwa. Dostawca musi nam udzielić informacji na temat tego, gdzie jest zlokalizowany serwer do przechowywania danych kontrahentów oraz jakie są warunki świadczenia usługi hostingowej. Mówimy w końcu o bardzo cennych i wrażliwych danych, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce.

Czy program działa na urządzeniu mobilnym?

Wbrew pozorom nie jest to takie oczywiste. Nowoczesny program do fakturowania powinien dawać nam możliwość wygenerowania dokumentu na dowolnym urządzeniu, w tym smartfonie czy tablecie. Warto o to dopytać, a także osobiście sprawdzić.