Low-code i no-code w małej firmie – kiedy to ma sens, a kiedy lepiej zamówić dedykowane oprogramowanie?

Hasła „low-code” i „no-code” coraz częściej pojawiają się w rozmowach o digitalizacji firm. Obiecują szybsze wdrażanie rozwiązań, mniejsze koszty i uniezależnienie się od wiecznie zajętych działów IT. Dla małego biznesu brzmi to jak spełnienie marzeń: zamiast miesiącami czekać na programistę, można „wyklikać” sobie aplikację w przeglądarce. Problem w tym, że ta obietnica ma też drugą stronę – ryzyko bałaganu, braku kontroli i aplikacji, których nikt za rok nie będzie umiał utrzymać. Warto więc spokojnie uporządkować, kiedy low-code/no-code to świetne narzędzie dla MŚP, a kiedy lepiej zatrzymać się w pół kroku i zamówić klasyczne, dedykowane oprogramowanie.

Czym właściwie są low-code i no-code?

Low-code i no-code to podejście do tworzenia aplikacji, w którym większość pracy wykonuje się za pomocą graficznych kreatorów, szablonów i gotowych komponentów, a nie pisania kodu od zera. W praktyce wygląda to tak, że zamiast prosić programistę o zbudowanie formularza, workflow czy prostego modułu CRM, przedsiębiorca lub pracownik biurowy sam „układa” aplikację z klocków: definiuje pola, warunki, akcje, integracje.

Różnica między low-code a no-code sprowadza się najczęściej do tego, kto jest typowym użytkownikiem:

• platformy no-code są projektowane z myślą o osobach nietechnicznych – pozwalają zbudować prostą aplikację bez pisania kodu, głównie za pomocą „przeciągnij i upuść”,
• platformy low-code są bardziej elastyczne – pozwalają wiele rzeczy wyklikać, ale umożliwiają też dopisanie fragmentów kodu, więc chętnie sięgają po nie osoby z podstawową znajomością programowania lub działy IT.

Z punktu widzenia małej firmy ważniejsze od nazewnictwa jest to, że oba podejścia obniżają barierę wejścia do tworzenia prostych rozwiązań. Pytanie brzmi: czy zawsze warto z tej możliwości korzystać?

Dlaczego low-code/no-code tak kuszą małe firmy?

Dla MŚP największą przewagą low-code/no-code jest czas. Zamiast zamawiać projekt, czekać na wycenę, ustalać specyfikację i pilnować harmonogramu, można w kilka dni (a czasem godzin) postawić działającą aplikację: prosty CRM, system zgłoszeń, obieg wniosków urlopowych, rejestr zadań, prosty portal dla klientów.

Platformy tego typu oferują też szereg gotowych integracji – z popularnymi narzędziami pocztowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, komunikatorami czy prostymi systemami księgowymi. To powoduje, że wiele procesów, które wcześniej „żyły” w mailach i Excelach, można szybko przenieść do jednego, sensownie poukładanego narzędzia.

Do tego dochodzi aspekt kosztowy. Przy prostych scenariuszach abonament za platformę low-code/no-code bywa niższy niż wynajęcie programisty na kilka tygodni lub miesięcy. Zwłaszcza gdy firmie chodzi o automatyzację wewnętrznych spraw administracyjnych, a nie o budowę rozbudowanego systemu działającego dla tysięcy klientów jednocześnie.

Typowe zastosowania w małej firmie – gdzie low-code/no-code błyszczy?

Są obszary, w których narzędzia low-code/no-code sprawdzają się szczególnie dobrze. Z perspektywy małej firmy to przede wszystkim:

• proste workflowy biurowe – obieg wniosków urlopowych, zgłoszeń zakupowych, akceptacji faktur, rejestr napraw sprzętu,
• wewnętrzne mini-CRM – lista klientów, pipeline sprzedażowy, proste przypomnienia o kontaktach czy zadaniach,
• rejestry i bazy danych „zamiast Excela” – rejestr umów, kartoteki sprzętu, ewidencja zgłoszeń serwisowych,
• formularze online – zgłoszenia od klientów, formularze zapisu na wydarzenia, ankiety,
• proste automatyzacje – wysyłanie powiadomień e-mail/SMS po określonym zdarzeniu, przenoszenie danych między systemami, tworzenie zadań po otrzymaniu wiadomości.

W tych obszarach low-code/no-code pozwala „zamknąć” masę drobnych problemów, które w normalnych okolicznościach nigdy nie doczekałyby się dedykowanego oprogramowania. Po prostu nikt nie inwestowałby w to budżetu programistycznego, bo priorytet miałyby inne projekty.

Korzyści, które mała firma odczuje najszybciej

Oprócz oczywistej oszczędności czasu, małe firmy zwykle szybko dostrzegają kilka dodatkowych plusów korzystania z low-code/no-code.

Po pierwsze, mniejsza zależność od pojedynczego programisty. Nawet jeśli w projekcie pomaga zewnętrzny specjalista, znaczna część konfiguracji jest zrozumiała dla osób nietechnicznych. Łatwiej więc wprowadzać zmiany po pół roku, gdy proces w firmie się zmienił.

Po drugie, bliższe dopasowanie do realnych potrzeb. Osoba, która na co dzień pracuje w danym procesie (np. handlowiec, specjalista ds. obsługi klienta, osoba od administracji), często sama jest w stanie skonfigurować rozwiązanie lub przynajmniej aktywnie współtworzyć je „na żywo”. To zmniejsza ryzyko, że po wdrożeniu okaże się, iż system nie odpowiada realnej pracy.

Po trzecie, łatwiejsze iteracje. Zamiast raz na kilka lat robić duży projekt „od zera”, można częściej wprowadzać małe poprawki, testować nowe pomysły i rezygnować z tych, które się nie sprawdziły. Przy low-code/no-code dodanie pól, reguł czy prostych raportów bywa kwestią godzin, a nie tygodni.

Ukryte ryzyka: bałagan, „shadow IT” i brak odpowiedzialności

To, co jest największą siłą low-code/no-code – łatwość tworzenia aplikacji – jest równocześnie największym zagrożeniem. Gdy w firmie każdy dział może „wyklikać” sobie własne narzędzia, łatwo wpaść w pułapkę niekontrolowanego rozrostu mini-aplikacji. Nagle okazuje się, że:

• różne zespoły prowadzą własne rejestry klientów, zamówień czy zadań w zupełnie odrębnych narzędziach,
• nikt nie ma całościowego obrazu danych, a raportowanie wymaga żonglowania kilkoma systemami,
• wiedza o tym, jak działa konkretna aplikacja, siedzi w głowie jednej osoby – „oby nie zachorowała ani nie zmieniła pracy”.

To klasyczny scenariusz „shadow IT” – rozwiązań IT tworzonych i rozwijanych poza wiedzą i kontrolą osób odpowiedzialnych za technologię w firmie. Dla małej organizacji może się to skończyć dużym chaosem: dublowaniem pracy, błędami w danych, a w skrajnych przypadkach – poważnymi naruszeniami bezpieczeństwa i przepisów (np. RODO), jeśli w takich „wyklikaliśmy sobie system” lądują dane wrażliwe.

Ryzyko rośnie, gdy z pomocą low-code/no-code zaczyna się budować rozwiązania krytyczne dla biznesu – takie, bez których firma nie może normalnie funkcjonować. Jeżeli jedyna kopia kluczowego procesu „żyje” w małej aplikacji przygotowanej przez jednego użytkownika, brak jakiejkolwiek dokumentacji i procedury awaryjnej jest realnym problemem, a nie abstrakcyjnym straszakiem.

Kiedy low-code/no-code ma sens w małej firmie?

Patrząc praktycznie, low-code/no-code zwykle świetnie sprawdza się w trzech typach scenariuszy.

Po pierwsze, wewnętrzne procesy pomocnicze, które są ważne, ale nie krytyczne – obieg dokumentów, drobne rejestry, automatyzacja powtarzalnych działań administracyjnych. Jeśli taka aplikacja przestanie działać na dzień czy dwa, będzie to kłopotliwe, ale nie zatrzyma całej firmy.

Po drugie, prototypowanie i testowanie pomysłów. Zamiast od razu zamawiać dedykowany system, można najpierw w low-code/no-code zbudować wersję „beta” – używaną przez kilka osób, na ograniczonej skali. Jeśli się sprawdzi, łatwiej podjąć świadomą decyzję o inwestycji w pełnoprawne oprogramowanie. Jeżeli nie – strata jest niewielka.

Po trzecie, automatyzacja łączenia istniejących narzędzi. Np. przenoszenie nowych leadów z formularza na stronie do CRM, automatyczne tworzenie zadań po otrzymaniu faktury na e-mail, wysyłanie powiadomień na komunikator po przekroczeniu określonych progów. To nie są systemy „zamiast” czegokolwiek, ale „pomiędzy” – klej, który spina istniejące rozwiązania.

Kiedy lepiej zamówić dedykowane oprogramowanie?

Są też sytuacje, w których low-code/no-code powinno zapalić w głowie czerwone światło i skłonić do poważnej rozmowy z dostawcą oprogramowania albo działem IT. To między innymi:

• systemy krytyczne dla działania firmy – np. system obsługi produkcji, główny system zamówień, kluczowy moduł rozliczeń,
• obsługa dużej liczby użytkowników zewnętrznych – klientów, partnerów, dostawców, gdzie liczą się wydajność, bezpieczeństwo i UX,
• specyficzne wymagania prawne i branżowe – np. ochrona danych medycznych, tajemnice zawodowe, bardzo restrykcyjne regulacje sektorowe,
• złożona logika biznesowa, której nie da się łatwo odwzorować na „klockach” platformy lub która wymaga zaawansowanych integracji z wieloma systemami.

W takich przypadkach dedykowane oprogramowanie, stworzone z myślą o konkretnych wymaganiach, często okazuje się bezpieczniejsze i bardziej przewidywalne w długim okresie. Daje większą kontrolę nad architekturą, łatwiej je skalować i utrzymywać, a odpowiedzialność za jakość i rozwój jest jasno przypisana do konkretnego zespołu lub firmy.

Jak w małej firmie „ujarzmić” low-code/no-code?

To, że narzędzia low-code/no-code niosą ryzyka, nie oznacza, że należy całkowicie z nich rezygnować. Kluczem jest prosta, ale świadoma „polityka” ich używania. Nawet w niewielkiej firmie warto z góry ustalić kilka zasad:

• kto może tworzyć aplikacje – np. konkretne osoby w działach, które przeszły podstawowe szkolenie,
• jakie typy danych wolno przetwarzać – np. zakaz wrzucania do takich narzędzi danych szczególnie wrażliwych,
• kto sprawuje nadzór – nawet jeśli nie ma działu IT, powinna być jedna osoba (lub firma zewnętrzna), która wie, jakie aplikacje istnieją i w jakim zakresie są używane,
• jak dokumentujemy rozwiązania – choćby w prostym pliku: cel aplikacji, właściciel, zakres danych, opis działania, procedura awaryjna.

W praktyce już sama lista istniejących „wyklikalnych” rozwiązań robi ogromną różnicę. Pozwala uniknąć sytuacji, w której po odejściu jednej osoby nikt w firmie nie wie, dlaczego „coś nagle przestało działać” i jakie procesy są od tego zależne.

Low-code/no-code jako wstęp do „prawdziwego” systemu

W wielu małych firmach sensowną strategią jest traktowanie low-code/no-code jako pierwszego etapu – swoistego pola testowego. Najpierw powstaje prosta aplikacja, w której firma uczy się, jak naprawdę wygląda jej proces: gdzie są wyjątki, jakie dane są potrzebne, czego brakuje. Po kilku miesiącach widać już wyraźnie, które elementy działają, a które są protezą.

Na tej podstawie można podjąć decyzję: albo pozostajemy przy rozwiązaniu low-code/no-code (bo spełnia swoją rolę i nie jest krytyczne), albo na jego bazie zamawiamy dedykowane oprogramowanie, świadomie określając wymagania. Zamiast opisywać system „na sucho”, pokazujemy wykonawcy działający prototyp i listę konkretnych problemów, które trzeba rozwiązać lepiej. To zwykle skraca projekt i zmniejsza ryzyko nietrafionych funkcjonalności.

Podsumowanie: narzędzie jak każde inne – dobre, jeśli używane z głową

Low-code i no-code nie są ani magicznym remedium na wszystkie problemy z oprogramowaniem, ani „dziełem diabła”, które trzeba omijać szerokim łukiem. To po prostu kolejne narzędzia w arsenale małej firmy. W obszarach prostych, powtarzalnych i wewnętrznych potrafią dać szybkie, namacalne efekty przy stosunkowo niskim koszcie. Pozwalają przetestować pomysły, uporządkować codzienność i odciążyć właściciela czy menedżera od mikrozarządzania arkuszami.

W obszarach krytycznych, silnie regulowanych lub bardzo złożonych, nadal lepiej postawić na klasyczne, dedykowane oprogramowanie, projektowane i utrzymywane przez specjalistów. Prawdziwym wyzwaniem nie jest więc wybór „low-code kontra dedykowany system”, ale świadome rozdzielenie, co w firmie można wyklikać samemu, a co powinno trafić w ręce profesjonalnych zespołów IT.

Źródła

https://www.thedroidsonroids.com/blog/low-code-vs-no-code – omówienie różnic między podejściami low-code i no-code, ich zalet i ograniczeń z perspektywy biznesu.

https://www.quandarycg.com/low-code-statistics/ – zestawienie statystyk dotyczących rynku low-code, w tym wpływu na czas wytwarzania oprogramowania i koszty dla firm.

https://www.microsoft.com/en-us/power-platform/products/power-apps/topics/low-code-no-code/what-is-low-code-governance-and-why-it-is-necessary – opis znaczenia governance przy wdrażaniu rozwiązań low-code/no-code oraz przykładów ryzyk przy braku nadzoru.

https://aisel.aisnet.org/misqe/vol23/iss3/6/ – analiza badań dotyczących citizen development i wpływu low-code na jakość rozwiązań oraz ryzyko powstawania „shadow IT”.

https://perspective.orange-business.com/en/the-4-challenges-of-a-rapidly-growing-low-code-market/ – omówienie wyzwań związanych z rosnącym wykorzystaniem low-code, zwłaszcza w obszarze zarządzania kosztami, danymi i nadzorem nad aplikacjami.