Metody wysyłania faktur w formie elektronicznej: który jest najlepszy?

Wystawianie faktur elektronicznych ma właściwie same zalety, a jedną z największych jest możliwość błyskawicznego dostarczenia takiego dokumentu odbiorcy. Można go po prostu wysłać na maila za potwierdzeniem odbioru, co także skraca – przynajmniej teoretycznie – czas otrzymania zapłaty (wielu kontrahentów zrobi to od ręki). Warto natomiast wiedzieć, że istnieją różne metody wysyłania faktur elektronicznych – dobrze będzie zdecydować się na tę, która jest nie tylko wygodna, ale też bezpieczna.

Klasyczna wysyłka jako załącznik do wiadomości e-mail

Jest to najpopularniejszy i oczywiście całkiem niezły sposób. Sprawdzi się on zwłaszcza wtedy, gdy utrzymujemy stały kontakt z kontrahentem i dysponujemy bezpośrednim adresem e-mail do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie faktur oraz ich opłacanie (np. właściciel firmy). Z drugiej jednak strony trudno uznać tę metodę za idealną.

Największym problemem jest tutaj niski poziom bezpieczeństwa. Faktura, jako załącznik do wiadomości e-mail, praktycznie nigdy nie jest dokumentem zaszyfrowanym, a to oznacza, że może ją pobrać każdy, kto ma dostęp do adresu e-mail odbiorcy. Ponadto trzeba brać pod uwagę ryzyko, że program pocztowy adresata uzna załącznik za niebezpieczny (nawet na wyrost), co w praktyce może się skończyć tym, że dokument nie zostanie opłacony.

Wysyłka przez program do fakturowania online

Ta metoda jest zdecydowanie wygodniejsza i bezpieczniejsza, a już szczególnie wtedy, gdy program do fakturowania online został zintegrowany np. z firmowym systemem do zarządzania sprzedażą. W takiej sytuacji jesteśmy w stanie praktycznie całkowicie zautomatyzować proces fakturowania. Dokument jest wystawiany natychmiast po dokonaniu zakupu przez klienta i dociera do niego w formie załącznika do wiadomości e-mail.

Mało tego: program do fakturowania online może zostać wzbogacony o dodatkowe funkcje, które – pisząc w dużym uproszczeniu – monitorują status faktury. Czyli: jeśli termin zapłaty wynosi 14 dni, to np. 13 dnia, jeśli nie zostanie odnotowana płatność, kontrahent otrzyma wiadomość przypominającą. Jeśli natomiast faktura nie zostanie opłacona w terminie, system może wysłać wiadomość ponaglającą, również w formie wiadomości SMS. Do tego dochodzi całe spektrum narzędzi związanych z wezwaniem kontrahenta do zapłaty.

Tym samym dobry program do fakturowania online nie tylko znacząco upraszcza wystawianie i wysyłanie faktur elektronicznych, ale też ułatwia kontrolowanie rozliczeń z kontrahentami, chroniąc firmę przed powstaniem zatorów płatniczych.