Nowy program do fakturowania dla firmy: o co warto zadbać przed wdrożeniem go w przedsiębiorstwie?

Decyzja o zmianie programu do fakturowania nigdy nie jest prosta – zwłaszcza, jeśli dotychczasowy był użytkowany w firmie przez wiele lat. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca i pracownicy zauważają niedomagania obecnego oprogramowania. Wówczas rozsądnie będzie zainwestować w nowe, o wiele lepsze narzędzie programistyczne. Jak wdrożyć nowy program do fakturowania online w firmie? O co warto zadbać, aby cały proces przebiegł możliwie bezboleśnie?

Najpierw wybór odpowiedniego programu

Warto na to poświęcić trochę czasu, aby dokładnie przeanalizować dostępne na rynku programy pod kątem ich funkcjonalności i przydatności w firmie. Bardzo ważne jest to, aby nie wierzyć, że można mieć świetne narzędzie do komercyjnego użytku za darmo – takie oferty zawsze mają jakieś drugie dno i kryją się w nich nieoczekiwane opłaty. Trzeba się zastanowić, co nie pasuje firmie w obecnym programie i poszukać takiego, który eliminuje te problemy.

Dopasowanie programu do specyfiki firmy

Po wybraniu odpowiedniego oprogramowania warto od razu skontaktować się z jego producentem czy dostawcą i zapytać o możliwość zintegrowania narzędzia z systemami informatycznymi już funkcjonującymi w firmie – celem może być np. automatyzacja zarządzania stanami magazynowymi.

Ponadto firma może mieć jakieś specyficzne potrzeby, których nie da się zrealizować w oparciu o bazową wersję programu. Wówczas producent powinien zaproponować perfekcyjne dopasowanie swojego produktu do oczekiwań klienta, oczywiście na tyle, na ile jest to możliwe.

Szkolenie dla pracowników

To bardzo ważny etap, ponieważ nie należy w ciemno zakładać, że pracownicy od razu z łatwością przesiądą się z jednego programu na inny. Jest więcej niż pewne, że oba narzędzia znacząco się od siebie różnią. Dlatego przed ostatecznym wdrożeniem nowego oprogramowania trzeba zapewnić pracownikom kompleksowe szkolenie z obsługi – dla wygody i oszczędności czasu można je zorganizować w trybie zdalnym (online).

Zapewnienie sobie wsparcia technicznego

Już w umowie z dostawcą oprogramowania warto sobie zagwarantować, że zapewni on wsparcie techniczne w konkretnym okresie użytkowania programu do fakturowania. Zwyczajowo jest to od kilku do 12 miesięcy – w tym czasie producent gwarantuje bezpłatne usuwanie wszelkich błędów oraz pomoc w zakresie obsługi narzędzia.