Oprogramowanie do zarządzania magazynem. Na co zwrócić uwagę przed wybraniem konkretnego programu?

Coraz trudniej jest sobie wyobrazić funkcjonowanie nowoczesnego magazynu, szczególnie wysokiego składowania, który nie byłby zarządzany przy pomocy specjalistycznego oprogramowania. Inwentaryzacja stanów, monitorowanie braków i nadwyżek, obsługa logistyczna – są to procesy, które można, a nawet trzeba zautomatyzować. Wpływa to na zwiększenie efektywności pracy magazynu, a tym samym minimalizuje ryzyko strat. Jeśli dopiero stoisz przed wyborem programu do swojego magazynu, przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się, na co koniecznie musisz zwrócić uwagę.

Pełna funkcjonalność

Im bardziej rozbudowany program, tym łatwiejsze zarządzanie magazynem. Klienci często obawiają się zbyt dużej liczby funkcji, ale niepotrzebnie. Dodanie kilku elementów na etapie produkcji programu jest mniej kosztowne, niż ewentualna zmiana oprogramowania za kilka lat.

W podstawowym zakresie program do magazynu powinien oferować m.in. zarządzanie dokumentami magazynowi, dokumentowanie obrotu, inwentaryzację, raportowanie, tworzenie zestawień czy zarządzanie kartoteką towarów.

Współpraca z innymi działami w firmie

Program magazynowy koniecznie musi zostać powiązany z kluczowymi procesami zachodzącymi w firmie, a więc działem handlowym, logistycznym i księgowym. Każdy z tych działów musi mieć dostęp do programu, aby móc na bieżąco obserwować stany magazynować, pobierać raporty czy składać zamówienia. Dzięki temu przepływ informacji w firmie jest o wiele szybszy i nie obarczony ryzykiem zaniedbań (np. zgubienie papierowego zamówienia czy zapomnienie o ustnych ustaleniach).

Opieka techniczna

Bardzo ważne jest to, aby wybrać oprogramowanie od dostawcy gwarantującego późniejsze wsparcie techniczne, w tym aktualizowanie i rozwijanie produktu. Nie ma nic gorszego, niż zakup programu archaicznego i porzuconego przez producenta – po kilku latach firma będzie bowiem musiała ponieść kolejny znaczny wydatek na nowe oprogramowanie.

Istotne jest również to, czy dostawca oprogramowania gwarantuje szybką reakcję na zgłoszenie problemu oraz pomoc zdalną – dzięki temu można znacząco obniżyć koszty serwisowe, a przede wszystkim przyspieszyć usuwanie ewentualnych problemów.

Renoma producenta

Rozmawiając z różnymi dostawcami oprogramowania zdecydowanie warto zapytać o to, gdzie dany program jest już używany. Testy a rzeczywistość to często dwie zupełnie różne kwestie. Jeśli cena jest podejrzanie niska, a producent nie może się pochwalić zbyt imponującymi dokonaniami na tym polu, to istnieje duże ryzyko, że firmowy magazyn będzie królikiem doświadczalnym.

Niedopracowany program wyłącznie irytuje, spowalnia pracę zespołu i jest niepotrzebnym obciążeniem dla firmy. Dlatego naprawdę nie ma sensu szukać przesadnych oszczędności w tym zakresie.