Szkolenie dla pracowników z obsługi nowego oprogramowania: nie lekceważ tego!

Inwestycja w nowe oprogramowanie, zwłaszcza dedykowane, to duży krok w stronę zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. Firmy coraz lepiej rozumieją, że nie są w stanie na dłuższą metę obejść się bez nowoczesnych narzędzi programistycznych, które ułatwiają m.in. obsługę klientów czy zarządzanie magazynem. Kluczowym etapem wdrożenia oprogramowania jest przeprowadzenie szkolenia dla pracowników z jego obsługi. Jak to zorganizować? Dlaczego to takie ważne? Zajrzyj do naszego poradnika.

Kto powinien przeszkolić pracowników?

Nie ma wątpliwości, że szkolenie musi zorganizować producent oprogramowania lub firma, która wdrożyła je w danym przedsiębiorstwie. Chodzi o to, aby szkolący miał pełną wiedzę na temat możliwości oraz obsługi narzędzia. Musi być w stanie odpowiedzieć na każde, nawet infantylne pytanie, na bieżąco rozwiewać wątpliwości pracowników i umieć w sposób klarowny wyjaśnić poszczególne funkcje oprogramowania – zwłaszcza na realnych przykładach, czyli w środowisku pracy konkretnego przedsiębiorstwa.

Ile powinno trwać szkolenie z obsługi nowego oprogramowania?

Nie ma tutaj żadnej reguły. Wszystko zależy od tego, jak skomplikowane (czy raczej – zaawansowane) jest oprogramowanie, kto i z jakich funkcji będzie korzystać, a także od poziomu wiedzy i umiejętności technicznych pracowników. Inaczej szkoli się specjalistów z działu IT, inaczej księgowych, pracowników magazynu czy handlowców.

W przypadku systemu klasy ERP, zbudowanego na indywidualne zamówienie, czas szkolenia pracowników przeciętnie wynosi od 1 do 2 dni roboczych. Wlicza się w to już sesję warsztatową, czyli pokazanie działania oprogramowania na konkretnych przykładach.

Helpdesk dla pracowników

Firma odpowiadająca za produkcję i wdrożenie oprogramowania powinna również udostępnić pracownikom klienta dostęp do helpdesku. Dzięki temu będą oni mogli w każdej chwili skorzystać z pomocy eksperta. Helpdesk może mieć formułę infolinii, choć częściej stosuje się dziś wsparcie online – np. poprzez pulpit zdalny.

Maksymalizacja wykorzystania nowego oprogramowania

Szkolenie dla pracowników z obsługi nowego oprogramowania to niezbędny etap wdrożenia. W końcu to ludzie będą korzystać z tego narzędzia – bez nich jest ono bezużyteczne. Szkolenie należy zaplanować w takim momencie, aby każdy zainteresowany pracownik mógł wziąć w nim udział i miał możliwość przetestowania poszczególnych funkcji w obecności eksperta. Chodzi również o to, by pracownicy dokładnie poznali możliwości oprogramowania, co pozwoli im wykorzystać narzędzie w sposób efektywny, z korzyścią dla pracodawcy.