Usprawnienie obiegu dokumentów – ważny cel wdrożenia oprogramowania w firmie

Oprogramowanie firmowe to bardzo szeroka kategoria rozwiązań IT, do której zaliczymy m.in. systemy klasy ERP i CRM, intranet czy programy biurowe, księgowe, graficzne etc. Istnieje mnóstwo powodów, dla których warto zainwestować w nowoczesne oprogramowanie dla firmy. Jednym z najczęściej pomijanych, a niezwykle ważnych jest usprawnienie obiegu dokumentów. Dowiedz się, w jaki sposób odpowiednie oprogramowanie – na przykład system ERP – może Ci w tym pomóc.

Digitalizacja dokumentów firmowych

Podstawowym warunkiem usprawnienia obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie jest przejście na ich wersje cyfrowe. Początkowo może być z tym sporo pracy (zarchiwizowanie już istniejących dokumentów), natomiast docelowo ten model przyniesie olbrzymią oszczędność czasu i pieniędzy. Warto zacząć od elektronicznych faktur, wzorów umów czy elektronicznej korespondencji z klientami.

Ograniczenie liczby wydruków

Jeśli obecnie w Twojej firmie non stop słychać dźwięk drukowania różnych dokumentów, to proponujemy policzyć, jakie generuje to koszty w skali miesiąca czy roku. Może się okazać, że wdrożenie w przedsiębiorstwie modelu cyfrowego obiegu dokumentów zwróci się w bardzo krótkim czasie, nawet biorąc pod uwagę koszt zakupu odpowiedniego oprogramowania.

Zminimalizowanie problemu ginięcia dokumentów

W każdym przedsiębiorstwie regularnie pojawia się problem pod tytułem: ktoś czegoś nie dostał. Do pracownika nie dotarła ważna umowa, manager nie zatwierdził czyjegoś wniosku itd. W zasadzie jedynym sposobem na to, aby wykluczyć podobne sytuacje, jest rezygnacja z obiegu papierowych dokumentów i zastąpienie ich cyfrowymi, które można wymieniać wewnątrz przedsiębiorstwa przy pomocy odpowiedniego oprogramowania.

Przeniesienie wewnętrznej korespondencji do sieci (np. intranetu)

Intranet to znakomity przykład oprogramowania, które praktycznie natychmiast po wdrożeniu usprawnia obieg dokumentów w firmie. Sieć wewnętrzna może stanowić źródło całej potrzebnej dokumentacji, wzorów umów, wniosków urlopowych, wzorów rozliczeń itd. Każdy pracownik może w dowolnej chwili pobrać taki dokument z sieci.

Intranet może również służyć do wysyłki dokumentów w sieci wewnętrznej. Zamiast drukować wniosek, podpisywać go i zanosić do przełożonego czy kadr, można wypełnić go online, z natychmiastowym potwierdzeniem odebrania przez adresata.