Wdrażasz nowy system informatyczny w swojej firmie? Nie zapomnij o potrzebach pracowników

Trudno o większą rewolucję w firmie, niż wdrożenie zupełnie nowego systemu informatycznego. To ogromne przedsięwzięcie, do którego trzeba się odpowiednio przygotować. Wielu przedsiębiorców skupia się na stronie ekonomicznej, zapominając przy tym, że dane rozwiązanie ma służyć przede wszystkim ludziom. To pracownicy będą korzystać z nowego oprogramowania i jeśli zbagatelizujemy ich opinię, pojawi się wielkie ryzyko, że wdrożenie okaże się nieudane. Dlatego zawsze przypominamy naszym klientom: pracownicy również powinni brać udział w całym procesie. Jak ich w to zaangażować?

Zaproś pracowników do analizy przedwdrożeniowej

Analizę przedwdrożeniową oczywiście wykonuje firma, która odpowiada za implementację nowego systemu informatycznego w firmie. Wykonawca z pewnością zechce jednak poznać potrzeby pracowników, ponieważ może to ułatwić mu znalezienie rozwiązań, które najlepiej sprawdzą się w danym przedsiębiorstwie.

Pracownicy powinni mieć możliwość zgłoszenia swoich oczekiwań, przedstawienia przyzwyczajeń i doświadczeń związanych z obsługą obecnego systemu. Wykonawca będzie mógł wziąć ich opinie pod uwagę na etapie tworzenia analizy przedwdrożeniowej, a także rozwiać ich ewentualne wątpliwości.

Spotkanie z pracownikami

Bardzo dobrym pomysłem będzie także zorganizowanie spotkania roboczego, podczas którego przedsiębiorca i wykonawca wdrożenia przedstawią pracownikom cel całej operacji. Pracownicy, którzy nie otrzymają wyczerpującej informacji na ten temat, mogą się poczuć zagrożeni.

To z kolei sprzyja niezdrowym domysłom. Może pojawić się plotka, że nowy system rzekomo doprowadzi do likwidacji jakiegoś działu, co oczywiście nie wpłynie pozytywnie na motywację pracowników. Warto tego uniknąć.

Obowiązkowe szkolenia

Nie wyobrażamy sobie sytuacji, w której przedsiębiorca mógłby próbować oszczędzać na szkoleniach z obsługi nowego systemu. To prosta droga do problemów, które mogą nawet skończyć się tym, że kosztowna inwestycja nie przyniesie firmie żadnych realnych korzyści.

Firma dokonująca wdrożenia systemu powinna przeszkolić pracowników i zapewnić im pełne wsparcie techniczne w okresie przejściowym. Warto uzgodnić, że pracownicy otrzymają bezpośredni kontakt do osoby, która będzie im służyć pomocą zdalną. To zwiększa poczucie bezpieczeństwa i bardzo przydaje się w pierwszych tygodniach po wdrożeniu.

Podsumowując: pracownicy muszą brać aktywny udział w całym procesie wdrożenia nowego systemu informatycznego, bo to w końcu oni będą z niego później korzystać. Nie należy również ignorować ich opinii, które mogą być bardzo przydatne na etapie przygotowywania projektu systemu.