Digitalizacja dokumentów firmowych – dlaczego warto i jak się za to zabrać?

Digitalizacja, czyli po prostu robienie kopii cyfrowych dokumentów, powinna być dziś standardem w każdej firmie. Nie chodzi tutaj tylko o wystawianie e-faktur, ale także o przechowywanie w formie cyfrowej umów, wniosków, patentów, certyfikatów, atestów, dokumentacji technicznej i wszystkiego, co ma jakikolwiek związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wciąż nie przeszedłeś etapu digitalizacji dokumentów firmowych? Sprawdź, jak się za to zabrać i dlaczego ma to sens.

Które dokumenty warto przechowywać w formie cyfrowej?

Pisząc w dużym skrócie: wszystkie, które musisz mieć pod ręką lub mieć możliwość ich szybkiego odszukania w razie np. kontroli czy konieczności złożenia jakiegoś wniosku czy oferty, np. w postępowaniu przetargowym. Dodatkowo digitalizacji powinny podlegać dokumenty mające kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstwa (np. dokumenty rejestrowe, akty notarialne etc.) oraz zawierające informacje wrażliwe i poufne.

Digitalizować warto także wszelkie dokumenty i pisma, z których korzystasz na tyle rzadko, że przechowywane w formie papierowej z pewnością pewnego dnia zaginą. Może to być np. draft umowy, zaświadczenia o odbytych szkoleniach i raporty z badań okresowych pracowników.

Jak zacząć digitalizować dokumenty firmowe?

Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, a masz sporo dokumentów wymagających digitalizacji, to przygotuj się na trochę pracy. Czeka Cię pewnie nawet kilka godzin spędzonych na skanowaniu lub fotografowaniu dokumentów. Właśnie dlatego najlepiej jest robić to na bieżąco.

Kluczową kwestią pozostaje natomiast jakość kopii cyfrowych. Za każdym razem upewnij się, że pisma są czytelne, niezamazane, niezagięte. Używaj skanera o wysokiej rozdzielczości obrazu lub porządnego aparatu (ten w komórce może być wystarczający).

Zadbaj również o bezpieczeństwo dokumentów cyfrowych. Musisz się poważnie zastanowić nad tym, gdzie i w jakiej formie będziesz je przechowywać. Obecnie standardem jest umieszczanie plików cyfrowych w chmurze, co daje nam do nich nieograniczony dostęp. Możesz skorzystać z firmowego serwera lub usługi zewnętrznej (w ostateczności nawet z One Drive, Google Drive czy Dropbox).

Zawsze natomiast warto mieć co najmniej dwa miejsca do przechowywania dokumentów cyfrowych, w tym jedno fizyczne. Chodzi o np. dysk zewnętrzny czy wytrzymały pendrive, który należy przechowywać w bezpiecznym miejscu (najlepiej w sejfie lub skrytce bankowej).

Korzyści z tworzenia kopii cyfrowych

Digitalizacja dokumentów może być trochę męcząca i czasochłonna, ale później, gdy zaczniesz to robić regularnie, nie odczujesz z tego powodu żadnego dyskomfortu. Docenisz natomiast wynikające z tego korzyści: wygodę, natychmiastowy dostęp do plików z dowolnego miejsca na świecie, bezpieczeństwo, trwałość (nie ma ryzyka, że za kilka lat dokumenty przestaną być czytelne) oraz łatwe katalogowanie plików.