Przygotowania do spotkania biznesowego krok po kroku

Prowadząc działalność gospodarczą musisz utrzymywać kontakty z klientami. Owszem, w dzisiejszych czasach można je sprowadzać do wymiany maili czy rozmów telefonicznych, jednak prędzej czy później pojawi się konieczność zorganizowania spotkania biznesowego. Aby nie była to tylko bezproduktywna pogawędka, trzeba się do takiego spotkania dobrze przygotować. Jak to zrobić krok po kroku? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Krok 1: określenie celu spotkania

Wbrew pozorom to nie jest taka oczywista sprawa. Musisz się dokładnie zastanowić, jakie tematy zamierzasz podjąć podczas spotkania. Dużo zależy tutaj od tego, czy zapraszasz na nie klienta, pracowników czy może potencjalnego partnera do realizacji projektu. Uszereguj tematy od najważniejszego do najmniej istotne, by w razie, gdyby zabrakło czasu, móc omówić kluczowe zagadnienia.

Rada

Jeśli jakiś temat wydaje Ci się mniej pilny, rozważ omówienie go zdalnie, np. via e-mail.

Krok 2: wskazanie uczestników spotkania

Jeśli Twoim celem jest rozstrzygnięcie jakiejś kwestii podczas spotkania, to musisz zaprosić na nie osoby decyzyjne. Przykładowo: planujesz podpisać umowę z klientem. W zaproszeniu podkreśl więc, że oczekujesz obecność kogoś, kto może złożyć parafkę na dokumencie. Zastanów się też, kto ze strony Twojej firmy powinien być obecny na spotkaniu – mogą to być np. osoby mające największą wiedzę na temat produktu.

Krok 3: wysłanie zaproszeń

Jeśli spotkanie jest oficjalne i wymaga obecności osób decyzyjnych, wówczas zaproszenie najlepiej jest wysłać drogą pocztową lub przez kuriera. Wydrukuj je na eleganckim papierze, co od razu podniesie rangę spotkania. W zaproszeniu koniecznie streść najważniejsze zagadnienia, jakie zostaną podjęte.

Krok 4: potwierdzenie

Zaproszenia na spotkanie biznesowe roześlij z odpowiednim wyprzedzeniem, by zostało trochę czasu na potwierdzenie obecności wszystkich zainteresowanych stron. Jeśli dowiesz się, że ktoś, kto ma kluczowy głos przy podejmowaniu decyzji, nie może być obecny, rozważ przesunięcie spotkania. Otrzymanie potwierdzeń jest o tyle ważne, że pozwoli wskazać odpowiednie miejsce do organizacji meetingu biznesowego.

Krok 5: zaplanowanie przebiegu spotkania

Bardzo dobrym rozwiązaniem będzie stworzenie planu spotkania – krok po kroku wypisz wszystkie punkty w taki sposób, aby móc jak najszybciej przejść do sedna i zakończyć spotkanie w konstruktywny sposób. W ramach przygotowań możesz też stworzyć prezentację multimedialną.

Nie zapomnij również o drobiazgach, które podniosą prestiż spotkania – wizytówkach, eleganckich gadżetach reklamowych, zestawie do kawy oraz o drukowanych materiałach, które rozdasz wszystkim uczestnikom.