Mediacja umowna (prywatna) – interesujący sposób na rozwiązywanie konfliktów w biznesie

Konflikty na tle biznesowym to w zasadzie norma. Nie ma chyba przedsiębiorcy, który nie doświadczył np. problemów z terminowym otrzymaniem zapłaty czy nie potrafił dogadać się z kontrahentem w kwestii oczekiwanego standardu realizacji zamówienia. Takie sytuacje są niezwykle stresujące i często prowadzą obie strony prosto do sądu. Tymczasem można podejść do tego zupełnie inaczej i skorzystać z pomocy mediatora, co jest coraz popularniejszym i promowanym rozwiązaniem.

Istnieją dwa podstawowe rodzaje mediacji: sądowa i umowna, nazywana też prywatną. W tym poradniku omówimy specyfikę tej drugiej, szczególnie rekomendowanej przedsiębiorcom. Zapraszamy do lektury.

Czym właściwie jest mediacja?

Mediacja to proces, w którym neutralny mediator wspiera obie strony w dążeniu do porozumienia.

Mediator pomaga w komunikacji, ale nie jest doradcą ani pełnomocnikiem żadnej ze stron.

Mediacja prowadzona przez mediatora polega na wspieraniu stron w negocjacjach, formułowaniu propozycji ugodowych i, na wniosek stron, przedstawieniu możliwych rozwiązań sporu. Mediator nie narzuca rozwiązań, ale pomaga w ich znalezieniu. Mediacja może zakończyć się porozumieniem lub brakiem ugody, a mediator sporządza protokół z mediacji.

Mediacja umowna, czyli prywatna

Mediację umowną można przeprowadzić przed lub w trakcie postępowania sądowego. Jeśli mediacja rozpocznie się podczas procesu, ale bez wniosku do sądu o jej przeprowadzenie, nazywamy to mediacją prywatną. Gdy sąd włączy się w proces i wyznaczy mediatora, mówimy o mediacji sądowej.

Mediacja umowna może być inicjowana na podstawie umowy o mediację lub wniosku jednej ze stron.

Przystąpienie do mediacji

Mediacja rozpoczyna się w momencie dostarczenia wniosku mediatorowi, pod warunkiem, że mediator nie odmówi przeprowadzenia mediacji, a druga strona nie będzie mieć obiekcji w kwestii wyboru mediatora.

Wniosek o mediację składa się u wybranego mediatora, zawierając dane stron, opis żądania i okoliczności, a także kopię umowy o mediację, jeśli została zawarta.

Mediacja wymaga dobrowolności, poufności oraz neutralności mediatora, co daje pewność, że informacje uzyskane podczas mediacji nie mogą być użyte w sądzie, a mediator nie może być świadkiem w ewentualnej sprawie.

Po zgłoszeniu wniosku o mediację i akceptacji przez drugą stronę, strony zawierają umowę o mediację. Taka umowa może być zawarta już w trakcie powstania sporu lub jako klauzula w umowie o współpracy, w której strony zgadzają się na mediację w przypadku nieporozumień.

Umowa o mediację powinna określać przedmiot sporu, osobę mediatora lub sposób jego wyboru oraz zasady pokrywania kosztów mediacji, które są zazwyczaj dzielone po równo przez obie strony.

Ile kosztuje mediacja prywatna?

Koszt mediacji umownej zależy od ustaleń z mediatorem. Zwykle obie strony wnoszą opłatę inicjalną, która przeciętnie wynosi od 500 zł w górę (w przypadku spraw gospodarczych). Następnie pobierana jest opłata za każdą rozpoczętą godzinę mediacji, która średnio wynosi 200 zł.

Sukces mediacji zależy od podejścia zwaśnionych stron

Przygotowując się do mediacji, warto zebrać wszelkie dokumenty i inne dowody potwierdzające rację w sporze. Oczywiście druga strona zrobi to samo, dlatego nie ma co nastawiać się na to, że już po jednym spotkaniu konflikt zostanie zażegnany.

W procesie mediacji trzeba być otwartym na kompromis. Rzadko zdarza się, aby jedna strona uzyskała wszystko, czego oczekuje, a druga zrezygnowała ze swoich interesów. Warto więc zaufać mediatorowi i nie zrażać się do mediacji już na samym początku - nawet jeśli wcześniejsze negocjacje z przeciwną stroną okazały się nieskuteczne.

Gdzie znaleźć mediatora?

Mediatora można znaleźć przede wszystkim w lokalnych i ogólnopolskich ośrodkach mediacji, które publikują listy mediatorów specjalizujących się w różnych dziedzinach, w tym gospodarczych.

Listy mediatorów znajdziemy także na stronach sądów, na przykład Sądu Okręgowego w Warszawie.

Mediacja zazwyczaj odbywa się w miejscu pracy mediatora, chyba że strony zgodzą się na inną lokalizację. Mediacja może także odbywać się zdalnie.

Zakończenie mediacji – co dalej?

Mediacja prywatna kończy się albo porozumieniem stron, albo brakiem ugody, w zależności od wyniku negocjacji. Jeśli strony zawrą ugodę, a sąd ją zatwierdzi, ugoda staje się tytułem wykonawczym, co umożliwia jej egzekucję przez komornika w przypadku niewykonania zobowiązań przez jedną ze stron.

Mediator nie może sam wystąpić do sądu o zatwierdzenie ugody, ale może być zobowiązany do przedstawienia sądowi dokumentów związanych z mediacją.

Mediacja umowna w sporze biznesowym – dlaczego warto?

Do najważniejszych korzyści, jakie obie strony sporu mogą odnieść z mediacji prywatnej, zaliczymy:

• Mediacja sprzyja budowaniu zaufania, co jest kluczowe dla utrzymania współpracy (o ile obu stronom na tym zależy).
   
• Neutralna postawa mediatora umożliwia swobodną wymianę opinii. Mediator zapewnia, że dialog jest konstruktywny i skoncentrowany na osiągnięciu porozumienia.
• Mediacja daje szansę na wysłuchanie argumentów drugiej strony oraz przedstawienie własnych racji.
• Mediacja może być przeprowadzana zdalnie.
• W ramach jednego procesu mediacji możliwe jest rozwiązanie wielu spraw.
• Ograniczenie zaangażowania prawników może znacząco zmniejszyć koszty rozwiązywania sporów.
• Mediacja pozwala na rozstrzygnięcie spraw w sposób poufny, unikając publicznego rozgłosu i angażowania sądu.
• Mediacja jest stosunkowo niedroga, szczególnie w porównaniu z kosztami postępowania sądowego.
• Mediacja daje możliwość przerwania biegu terminu przedawnienia roszczeń, co jest bardzo ważne z punktu widzenia wierzyciela.
• Mediacja często pozwala szybciej rozwiązać problem lub uzyskać tytuł wykonawczy, co ułatwia wszczęcie procedury egzekucyjnej.
• Wniosek o zatwierdzenie ugody mediacyjnej złożony w sądzie nie podlega opłacie.
• W przypadku braku porozumienia w mediacji, zawsze istnieje możliwość wniesienia sprawy do sądu. Jeżeli wniesiesz do sądu sprawę z dołączonym protokołem z mediacji, w której nie osiągnięto ugody, opłata od pozwu zostanie obniżona o 2/3, lecz nie więcej niż o 400 zł.

Podsumowując: mediacja umowna, czyli prywatna, to bardzo interesujący krok w stronę rozwiązania konfliktu i osiągnięcia porozumienia z kontrahentem, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie zostały jeszcze spalone wszystkie mosty i niedawni partnerzy szczerze chcą się dogadać.

Rosnąca popularność mediacji dowodzi, że jest to dobra alternatywa nie tylko dla postępowania sądowego, ale też indywidualnego przerzucania się pismami, mailami i organizowania nic nie wnoszących pertraktacji.