Współpraca z freelancerem: co zrobić, aby nie była gehenną?

Na rynku działa wielu freelancerów świadczących usługi z przeróżnych dziedzin. Firmy najchętniej korzystają ze wsparcia „wolnych strzelców” przy okazji realizacji projektów graficznych, tworzenia tekstów na strony i blogi czy drobnych prac programistycznych. Takie rozwiązanie jest dość ryzykowne, ale ewentualne problemy można w znacznym stopniu ograniczyć. Warunek: od początku trzeba ustalić konkretne zasady współpracy. Wyjaśniamy to w naszym poradniku.

Opiekun freelancera

Freelancer teoretycznie powinien mieć wolną rękę przy realizacji projektu. Nikt nie powinien mu narzucać ani godzin pracy, ani jej sposobu. Nie oznacza to jednak, że zleceniodawca nie może mieć żadnej kontroli nad poczynaniami wykonawcy. Aby uniknąć poważnych problemów, np. znacznego opóźnienia, warto od razu ustalić z freelancerem, że jego postępy będzie nadzorować konkretna osoba z firmy. Można pomyśleć o modelu np. cotygodniowego raportowania. Wówczas opiekun będzie mógł odpowiednio wcześnie zareagować, gdy stwierdzi, że praca zmierza w złym kierunku.

Uwaga!

Opiekun freelancera musi być osobą decyzyjną. Nie można doprowadzić do sytuacji, w której freelancer otrzymuje wytyczne i uwagi od kilku osób, często przeczących sobie w mailach.

Dokładna umowa

Z freelancerem nie można współpracować w oparciu tylko o wytyczne przekazywane ustnie czy mailowo. Bezwzględnie należy spisać z nim umowę, w której zobowiąże się do realizacji zlecenia zgodnie z briefem czy dokładnym konspektem pracy. Oczywiście umowa zobowiązuje również zleceniodawcę do wypłacenia wynagrodzenia w ustalonym terminie i formie.

Wyznaczenie terminów

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy decydujące się na współpracę z freelancerem jest niewyznaczenie granicznego terminu realizacji usługi. Przedsiębiorcy zbyt ufnie podchodzą do sprawy, wierząc na słowo, że freelancer ukończy projekt „za około tydzień”. Bardzo ważne jest, aby zostawić sobie pewien bufor. Na czym to polega?

Jeśli efekty pracy freelancera są potrzebne na za 2 tygodnie, należy dać mu 7-10-dniowy termin na realizację usługi. Niestety, wśród freelancerów normą jest niedotrzymywanie terminów lub porzucanie zlecenia w trakcie. Warto się więc zabezpieczyć czasowo, aby w awaryjnej sytuacji móc skorzystać z pomocy kogoś innego.

Sposób rozliczenia

Freelancerzy są freelancerami nie dlatego, że nie lubią mieć nad sobą szefa. Romantyczne gadki o wolności można włożyć między bajki. Motywacją jest wyłącznie ograniczenie kosztów takiej działalności. Dlatego 99% freelancerów rozlicza się w oparciu o umowy cywilnoprawne, co trudno uznać za korzystne dla przedsiębiorcy (dodatkowa papierologia).

Nie można jednak ulec pokusie rozliczenia się z freelancerem na czarno. Nigdy przecież nie wiadomo, z kim mamy do czynienia i czy ten proceder nie zostanie wykryty przez organy skarbowe. Z freelancerem rozliczamy się wyłącznie legalnie, w miarę możliwości umawiając się na zapłacenie pełnej kwoty po zaakceptowaniu zlecenia (wcześniej można wypłacić zaliczkę, ale też w oparciu o umowę).