Jak „bezboleśnie” wdrożyć nowe oprogramowanie w firmie?

Zakup nowego oprogramowania, zwłaszcza stworzonego na indywidualne zamówienie, to duże obciążenie finansowe dla przedsiębiorstwa. Tym bardziej warto zadbać o to, aby pracownicy mogli zacząć z niego korzystać od razu po uruchomieniu. Z tym jednak bywa różnie. Zdarza się, że nowe środowisko jest na tyle zaawansowane, że część zatrudnionych potrzebuje dużo czasu na naukę obsługi systemu. Czy można tego jakoś uniknąć? Zdecydowanie tak, ale tylko pod warunkiem, że już na samym początku zadbamy o „bezbolesne” wdrożenie nowego oprogramowania w firmie. Co to oznacza w praktyce? Zapraszamy do naszego poradnika.

Przedstawiciele zespołów muszą brać udział w pracach

Najlepiej, aby byli to liderzy zespołów, których należy zaprosić na pierwsze spotkanie z twórcą oprogramowania. Powinni się oni wypowiedzieć na temat realnych potrzeb swoich działów, nakreślić specyfikę ich pracy, ewentualne przyzwyczajenia. Jeśli firma odpowiedzialna za produkcję oprogramowania uwzględni te uwagi (a powinna), wówczas sam proces wdrożenia narzędzia będzie znacznie łatwiejszy i mniej obarczony ryzykiem pojawienia się problemów z jego obsługą.

Konsultacje z pracownikami

Jedno spotkanie z liderami zespołów to oczywiście za mało. Już na początku prac nad oprogramowaniem warto stworzyć coś na kształt mapy drogowej, która uwzględnia poszczególne etapy konsultacji. Czyli: twórca ma gotową część oprogramowania, konsultujemy ją z przedstawicielami działów, aby mieć jeszcze możliwość wprowadzenia ewentualnych poprawek czy dodania funkcjonalności, o których wcześniej nie było mowy.

Szkolenie z obsługi tuż przed wdrożeniem

Etap szkoleniowy musi zostać uwzględniony w wycenie oprogramowania. Warto na to zwrócić szczególną uwagę, ponieważ często jest tak, że podejrzanie atrakcyjna cena wynika właśnie z faktu, iż twórca nie zapewnia przeszkolenia dla pracowników. To poważne ryzyko, ponieważ może się później okazać, że konieczne będzie wynajęcie dostawcy nowego środowiska do przeprowadzenia serii szkoleń, za co przyjdzie firmie słono zapłacić.

Dlatego zawsze dopytujemy, ile godzin szkoleniowych w cenie zapewnia dostawca oraz jaka będzie formuła warsztatów. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na to, czy producent oprogramowanie udostępnienia konsultacje online oraz telefoniczne w okresie przejściowym, czyli np. do 2 tygodni po wdrożeniu.