Czynności, na które tracisz dużo czasu, a wystarczy je zautomatyzować

Automatyzacja procesów biznesowych – modne sformułowanie, które może przerazić niejednego drobnego przedsiębiorcę. W gruncie rzeczy nie ma się jednak czego bać, ponieważ zautomatyzować można (a wręcz trzeba) nawet zupełnie prozaiczne, rutynowe czynności w firmie. Warto to zrobić, ponieważ takie szczegóły zabierają Ci sporo czasu, odciągają od ważniejszych spraw i bywają przyczyną irytacji. Najlepsze przykłady znajdziesz w naszym poradniku.

Przypomnienie o nieopłaconej fakturze

Windykacja należności na początkowym etapie bywa bardzo czasochłonna i frustrująca. Musisz sprawdzać, czy aby nie minął już termin płatności, a jeśli tak, to uprzejmie przypomnieć o tym niesolidnemu płatnikowi. Nie jest to specjalnie przyjemne, może być przyczyną konfliktu na linii przedsiębiorca-klient, a gdy tylko dokumentów zacznie przybywać, w końcu w nich utoniesz.

Automatyzacja tego procesu polega na tym, że system księgowy sam pilnuje płatności (po zintegrowaniu go z rachunkiem bankowym) i w odpowiednim momencie przyśle przypomnienie kontrahentowi. Co ciekawe, takie oschłe komunikaty potrafią znacznie lepiej wpłynąć na płatnika i zmotywować go do uregulowania należności.

Wyznaczanie zadań pracownikom

Jeśli zatrudniasz ludzi i bezpośrednio nadzorujesz ich pracę, to nie powinieneś tracić czasu na codzienne delegowanie zadań oraz pilnowanie ich realizacji. Znacznie lepiej zrobi to choćby najprostszy system klasy ERP, który można wdrożyć w każdej firmie. Takie narzędzie jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie pracuje kilka zespołów specjalizujących się w innych dziedzinach, za to współpracujących ze sobą przy konkretnych projektach.

Fakturowanie i wysyłanie dokumentów

Najbardziej oczywista czynność wymagająca zautomatyzowania. Niby wystawienie faktury nie zajmuje dużo czasu – ot, to tylko 5 minut. Pomyśl jednak, ile energii tracisz, gdy trzeba wystawić kilkanaście takich dokumentów w ciągu dnia. Wolisz wyjść do domu godzinę wcześniej czy może ślęczeć nad fakturami? Wybór, jak zawsze, należy do Ciebie.

Ewidencjonowanie stanów magazynowych

W firmach posiadających własny magazyn produktów zainwestowanie w narzędzie automatyzujące proces zarządzania stanami magazynowymi jest wręcz obowiązkowe. Nie wyobrażamy sobie, aby jakiekolwiek w miarę nowoczesne przedsiębiorstwo pozwalało sobie na angażowanie pracowników w ręcznie aktualizowanie tabelek w Excelu.