Monitoring należności – co to jest, jak działa i dlaczego warto go wprowadzić w firmie?

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się otrzymać płatność za fakturę z dużym opóźnieniem, to monitoring płatności jest rozwiązaniem, które powinieneś wdrożyć w firmie jak najszybciej. Nie jest to wcale szczególnie skomplikowane, a naprawdę ułatwi Ci zarządzanie płatnościami, oszczędzi sporo czasu i ograniczy ryzyko opóźnień oraz powstania zatorów płatniczych. Kilka wskazówek znajdziesz w naszym poradniku.

Czym jest monitoring należności?

Monitoring należności to nic innego, jak wewnętrzny system pozwalający na bieżąco kontrolować, czy kontrahenci uregulowali płatności za wystawione im faktury. Jest to bardzo ważne w przypadku firm, które w miesiącu wystawiają wiele faktur, a więc np. sklepów internetowych, hurtowni, dostawców drobnych usług, w tym elektronicznych.

Dzięki monitoringowi należności masz stały podgląd na to, kto już zapłacił za fakturę (i można zrealizować usługę/wysłać produkt, jeśli płatność jest pobierana z góry), komu za chwilę minie termin, a kto niestety pozwolił sobie na opóźnienie.

Jak zacząć monitorować należności?

Istnieje wiele sposobów na wdrożenie monitoringu należności w firmie. Najpopularniejsze omawiamy poniżej:

• Ręczny monitoring – czyli po prostu samodzielne sprawdzanie terminów płatności na fakturach i weryfikowanie na firmowym koncie, czy środki od klienta wpłynęły. Jest to metoda czasochłonna, angażująca, dlatego mogą ją rozważać wyłącznie właściciele małych firm, wystawiający niewiele dokumentów sprzedaży.
   
• Zautomatyzowany monitoring – tutaj nad terminowością opłacania faktur czuwa już system komputerowy. Można do tego wykorzystać zarówno narzędzie klasy ERP, jak i – to lepszy wybór – klasy CRM. Polecamy takie rozwiązanie, ponieważ zwalnia ono przedsiębiorcę z konieczności samodzielnego kontrolowania płatności. System może również automatycznie wysyłać kontrahentom przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty oraz wezwanie do uregulowania należności w przypadku opóźnienia.
   

Korzyści z wdrożenia monitoringu należności w firmie

Podstawową korzyścią jest to, że dzięki monitoringowi nareszcie zapanujesz nad płatnościami. Jeśli obecnie regularnie zdarza się, że klienci płacą po terminie, przez co musisz poświęcić dużo czasu na ustalenie, kto i o ile się spóźnił, a następnie wysłać każdemu przypomnienie, to monitoring rozwiąże ten problem od ręki.

Jest to również doskonała inwestycja dla firm, które zmagają się ze zjawiskiem zatorów płatniczych, mają dużą sprzedaż (pod względem jednostkowym) i chcą zautomatyzować kontakty z klientami na drodze zakup -> wystawienie faktury -> otrzymanie płatności -> realizacja usługi/wysyłka produktu.