Co składa się na koszty utrzymania biura? Nie tylko najem!

Choć wielu przedsiębiorców na początku prowadzi działalność z domu czy mieszkania, to wraz z rozwojem biznesu przychodzi moment, kiedy po prostu trzeba przeprowadzić się do pełnoprawnego biura – choćby po to, aby móc przyjmować w nim klientów czy stworzyć stanowiska dla pracowników. Decydując się na wynajem biura musisz pamiętać, że spowoduje to istotny wzrost kosztów działalności – i nie chodzi tutaj tylko o czynsz. Sprawdź, co jeszcze składa się na koszty utrzymania biura.

Opłaty eksploatacyjne

Gros kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowej stanowią opłaty eksploatacyjne, które z reguły nie są uwzględnione w czynszu. Najczęściej najemcy opłacają je we własnym zakresie lub regulują u właściciela na podstawie odczytów z indywidualnych podliczników.

W biurach największe koszty generuje po pierwsze zużycie energii elektrycznej, a po drugie ogrzewanie. Do tego trzeba doliczyć wydatki na Internet, ewentualne telefony, wywóz śmieci czy utrzymanie terenu wspólnego (np. zieleni).

Sprzątanie

Oczywiście biuro można sprzątać na własną rękę, natomiast w przypadku lokalu zajmowanego przez firmę zatrudniająca więcej niż jedną osobę byłoby to dość uciążliwe. Dla oszczędności czasu i wygody rozsądniej będzie wynająć firmę sprzątającą, która raz w tygodniu czy raz na dwa tygodnie „ogarnie” przestrzeń biurową. Koszt to od kilkuset złotych miesięcznie.

Parking

Nie zawsze do pomieszczenia biurowego przynależy stanowisko parkingowe. W takiej sytuacji niezbędne będzie znalezienie parkingu czy to dla właściciela i pracowników, czy dla klientów, co dziś nie jest wcale takim łatwym zadaniem.

W większości polskich miast samorządy ograniczają dostępność miejsc parkingowych, zwłaszcza w ścisłym centrum. Może się więc okazać, że istotnym kosztem utrzymania biura będzie abonament wnoszony u właściciela prywatnego parkingu.

Wyposażenie

Tutaj mówimy głównie o koszcie jednorazowym, co oczywiście nie oznacza, że raz wyposażone biuro nie będzie generować dodatkowych wydatków z tego tytułu. Zatrudniając kolejnych pracowników trzeba będzie tworzyć dla nich następne stanowiska i ponosić koszty zakupu mebli, sprzętu komputerowego etc.

Do wydatków na wyposażenie biura możemy zaliczyć również koszty zakupu kawy, herbaty, mleka czy środków czystości.

Usuwanie usterek

W każdym biurze prędzej czy później dojdzie do usterek, które mogą wymagać skorzystania z usługi fachowca. Może to być awaria oświetlenia, wyposażenia biura, toalety etc. Niestety, ale nie ma co liczyć na to, że pracownicy będą dbać o przestrzeń biurową w takim stopniu, aby możliwe było maksymalne ograniczenie ryzyka kosztownych usterek. Trzeba to po prostu uwzględnić w budżecie na utrzymanie biura.

Remonty

Po kilku latach wynajmu biuro z pewnością będzie wymagać co najmniej odświeżenia. Z reguły koszt remontu ponosi najemca, który musi jedynie uzyskać na to zgodę właściciela – szczególnie chcąc zmienić układ pomieszczeń czy np. zamontować w nich dodatkowe elementy, jak klimatyzacja.

Nie są to wydatki ponoszone z dużą regularnością, natomiast w pewnym momencie przedsiębiorca będzie musiał sięgnąć głębiej do kieszeni, co może odczuwalnie obciążyć budżet firmy.

Jak widzisz jest wiele elementów składających na końcowe koszty utrzymania biura, a sam najem to de facto jedno z mniejszych obciążeń finansowych. Pocieszeniem jest tylko fakt, iż wszystkie te wydatki będą stanowić koszt uzyskania przychodu, co pozwoli rozliczyć je w działalności gospodarczej dla celów optymalizacji podatkowej.