Klient nie opłacił faktury? Powód może być prozaiczny!

Według badań nawet 8 na 10 małych i średnich firm doświadcza problemu nieterminowych płatności. I choć w większości przypadków jest to efekt celowego działania nieuczciwych kontrahentów, to bywa, że powody opóźnienia są czysto prozaiczne. Zanim w nerwach wyślesz spóźniającemu się klientowi wezwanie do zapłaty, co z pewnością zepsuje budowaną relację, to opanuj emocje i po prostu się z nim skontaktuj. Oto najczęstsze, zupełnie życiowe przyczyny, dla których klienci nie opłacają faktur w terminie.

Zapominalstwo

No cóż, zdarza się. Wiemy, że brzmi to infantylnie, ponieważ zapominalstwo nie jest sensowną wymówką w biznesie, ale takie rzeczy się dzieją. Twój kontrahent wcale nie musi być wyrachowanym naciągaczem, który kredytuje swoją działalność poprzez opóźnianie płatności dla kontrahentów. Zadzwoń lub napisz i dopytaj, co z fakturą – może klient rzeczywiście kompletnie o niej zapomniał.

Zły numer konta

Prozaicznym powodem, dla którego faktura nie została opłacona w terminie, może być przeprowadzona niedawno zmiana numeru konta bankowego. Jeśli jest to już któraś faktura dla tego klienta, to istnieje prawdopodobieństwo, że korzysta on z szablonu płatności i nie zwrócił uwagi na to, że na dokumencie widnieje inny numer rachunku odbiorcy.

Nieotrzymanie faktury

Czy masz pewność, że faktura dotarła do klienta? Być może wysłałeś ją na zły adres e-mail? Może wiadomość wpadła do SPAM-u? Jeśli jest to nowy klient, to zawsze warto upewnić się, czy wystawiony dokument sprzedaży na pewno dotarł do adresata. W tym celu po 1-2 dniach od wysłania faktury skontaktuj się z jej odbiorcą i zapytaj, czy dokument dotarł i został przekazany do opłacenia.

Błąd ludzki

Nie jest to oczywiście żadne usprawiedliwienie, natomiast może się zdarzyć, że kontrahent przekazał fakturę do działu księgowości, a dokument zaginął czy został pominięty przez osobę odpowiedzialną za zlecanie płatności.

Zamiast od razu robić awanturę, warto dopytać klienta, co się dzieje z fakturą – jeśli rzeczywiście doszło do błędu ludzkiego, to z pewnością zostanie on szybko naprawiony.