Zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania dla firmy: co powinno zawierać?

Wysyłając zapytanie do firmy programistycznej, która ma stworzyć dedykowane oprogramowanie dla przedsiębiorstwa, należy w pierwszej kolejności zadbać o przekazanie konkretnych informacji na temat projektu. W treści zapytania dość dokładnie opisujemy swoje oczekiwania, co pozwoli przygotować wstępną ofertę cenową wraz z przybliżonym terminem realizacji. Co powinno zawierać takie zapytanie? Najważniejsze kwestie omawiamy w naszym poradniku.

Profil działalności firmy

Dobrym punktem wyjścia do przygotowania zrozumiałego zapytania ofertowego jest przedstawienie swojej firmy. Warto napisać kilka słów na temat tego, czym przedsiębiorstwo się zajmuje, jaki jest jego model biznesowy. Ta wiedza i tak będzie niezbędna na późniejszych etapach, bo firma programistyczna musi bardzo dokładnie poznać swojego klienta.

Cele do osiągnięcia

Oprogramowanie dla firmy, zwłaszcza na indywidualne zamówienie, projektuje się po coś. Jest to dość kosztowna inwestycja, dlatego firma musi dokładnie wiedzieć, jakie cele zamierza dzięki oprogramowaniu osiągnąć. W zapytaniu ofertowym warto więc opisać swoje oczekiwania w tym zakresie, np. określić, że zależy nam na skróceniu procesu zakupowego, wyeliminowaniu obiegu papierowych dokumentów czy ograniczeniu strat na magazynie.

Rada

Zawsze dobrze jest odwołać się do konkretnego przykładu i np. napisać, że obecnie firma wydaje 10 000 złotych rocznie na drukowanie i wysyłanie dokumentów do klientów, a wdrożenie oprogramowania ma umożliwić całkowite zlikwidowanie tego kosztu.

Wymagania funkcjonalne

Czyli jakie funkcje ma oferować nowe oprogramowanie. Może to być np. zarządzanie centralnym magazynem, tworzenie i wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej, zdalne kontrolowanie postępów pracowników, monitorowanie czasu pracy czy automatyczne tworzenie list zakupowych. Im więcej oczekiwanych funkcjonalności zawrzemy w zapytaniu ofertowym, tym dokładniejsza będzie wstępna wycena.

Rozwój oprogramowania

W zapytaniu warto od razu napisać, czy oczekujemy oprogramowania zamkniętego, stworzonego z myślą o aktualnych potrzebach firmy, czy może zależy nam na systemie, który będzie mógł być rozwijany wraz ze zwiększającymi się oczekiwaniami przedsiębiorstwa.

Forma własności

Już na etapie zapytania ofertowego dobrze jest określić się, czy zależy nam na oprogramowaniu udostępnianym na podstawie licencji, czy może na własność, którym zarządzać będziemy we własnym zakresie.