Dostałeś monit i co teraz?

Monit to najpopularniejsza forma windykacji polubownej. Najczęściej wysyła się go pocztą lub kurierem, choć definicję monitu może wypełnić również SMS, wiadomość e-mail czy nawet rozmowa telefoniczna z dłużnikiem. Otrzymanie monitu nie jest niczym przyjemnym, zwłaszcza dla przedsiębiorcy, który jest tym faktem zaskoczony. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Mamy dla Ciebie kilka porad.

Najpierw ustal, czy monit jest w ogóle zasadny

W wielu firmach, szczególnie o korporacyjnej strukturze, monity są wysyłane z automatu po tym, jak upłynie termin płatności, a środki za wykonaną usługę czy sprzedany produkt nie zostaną zaksięgowane na koncie przedsiębiorstwa. Istnieje więc prawdopodobieństwo, że Twój dług istnieje tylko wirtualnie, ponieważ zleciłeś przelew np. w piątek po południu, a pieniądze zostaną zaksięgowane dopiero we wtorek czy w środę (takie sytuacje zdarzają się najczęściej wtedy, gdy rozliczamy się z zagranicznym kontrahentem).

Sprawdź, czy nie wystąpił jakiś błąd

Jeśli jesteś święcie przekonany, że opłaciłeś fakturę, której dotyczy monit, to powinieneś dokładnie sprawdzić, czy środki na pewno zostały prawidłowo wysłane. Czasami wystarczy pomyłka w numerze konta czy nawet w nazwie odbiorcy przelewu, aby płatność została cofnięta i wróciła na Twoje konto. Warto zatem zajrzeć do bankowości elektronicznej i przeanalizować historię transakcji.

Jeśli natomiast w Twojej firmie za płatności odpowiada konkretny pracownik, to sprawdź, czy na pewno wysłał przelew – być może nigdy nie dostał dokumentu zakupu, który po prostu zaginął w stosie innych faktur (to znak, że czas najwyższy wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie).

Jak najszybciej ureguluj płatność

Jeśli monit jest efektem niedopatrzenia czy bałaganu w firmowych dokumentach, to nie pozostaje Ci nic innego, jak opłacić zaległą fakturę od ręki. Dzięki temu unikniesz ewentualnych dodatkowych kosztów postępowania windykacyjnego, co byłoby bardzo prawdopodobne, gdyby wierzyciel zdecydował się przekazać sprawę zewnętrznej firmie odzyskującej długi. Przeproś również za problem, aby zażegnać kryzys wizerunkowy.

Świadomie uniknąłeś płatności? Czas dogadać się z wierzycielem

Jeśli monit nie jest dla Ciebie zaskoczeniem, ponieważ z premedytacją nie opłaciłeś otrzymanej faktury, to wiedz, że jest to dopiero pierwszy etap windykacji – ten najmniej dotkliwy dla dłużnika. Koniecznie skontaktuj się z wystawcą monitu i wyjaśnij, że miałeś przejściowe problemy finansowe. Nie masz pieniędzy na spłatę całości zadłużenia? W takim razie zaproponuj wierzycielowi polubowne rozwiązanie, na przykład rozłożenie długu na raty.

Nigdy natomiast nie chowaj głowy w piasek, ponieważ przeterminowany dług zawsze drożeje, a przy tym może mieć fatalne konsekwencje z punktu widzenia wizerunku Twojej firmy (wpisanie przedsiębiorstwa na listę dłużników jest gigantycznym kryzysem, podkopującym wiarygodność firmy).