Czy można rozliczyć zakup ekspresu do kawy w kosztach działalności?

Mogłoby się wydawać, że ekspres do kawy jak najbardziej stanowi koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy, który wynajmuje biuro i potrzebuje kawy czy to do efektywnej pracy, czy np. goszczenia klientów. Okazuje się jednak, że to wcale nie jest takie proste.

Definicja kosztu uzyskania przychodu

Przedsiębiorcy ponoszą rozmaite wydatki związane z prowadzeniem działalności i mają prawo do zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodu. Pod jednym warunkiem: przedsiębiorca może udowodnić, że dany wydatek był niezbędny i bezpośrednio związany z działalnością gospodarczą.

Podatnik musi przedstawić dowody, które jasno wskazują na związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Musi również wykazać, że wydatek ten nie jest kosztem reprezentacji, który jest wyłączony z kosztów firmowych.

Jak wpisuje się w to zakup ekspresu do kawy?

Nabycie ekspresu do kawy może stanowić koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy w kilku przypadkach:

• Gdy firma zatrudnia pracowników i udostępnia im ekspres w miejscu pracy;
• Gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż sprzętu AGD/RTV, w tym ekspresów do kawy;
• Gdy przedsiębiorca sprzedaje lub serwuje kawę, np. prowadzi kawiarnię, cukiernię etc.

W zupełnie innej sytuacji znajdują się osoby prowadzące indywidualną, jednoosobową działalność gospodarczą. Tutaj trudno jest jednoznacznie udowodnić zasadność poniesionego wydatku, a już szczególnie wtedy, gdy działalność jest prowadzona w prywatnym domu.

Wyjściem z tej sytuacji może być zadeklarowanie, że ekspres jest niezbędny do przyrządzania kawy dla klientów oczekujących na wykonanie usługi czy odwiedzających przedsiębiorcę w ramach negocjacji biznesowych. Pamiętajmy natomiast, że ciężar udowodnienia zasadności wydatku ciąży na przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Zakup ekspresu do kawy jak najbardziej może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile przedsiębiorca potrafi wykazać związek takiego zakupu z zabezpieczeniem przychodu swojej działalności.

W razie jakichkolwiek wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doświadczonym biurem rachunkowym lub wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.