Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą? Wszystko, co musisz o tym wiedzieć

Nie wyszło Ci w biznesie, a może jesteś już po prostu zmęczony i chcesz teraz odcinać kupony od wielu lat ciężkiej pracy „na swoim”? Niezależnie od powodu, dla którego zdecydowałeś się zamknąć firmę, musisz zrobić to prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Z naszego poradnika dowiesz się, jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą krok po kroku.

Krok 1: wyrejestrowanie firmy

Na początek musisz wyrejestrować swoją działalność z CEIDG. Masz na to 7 dni liczonych od dnia faktycznego zaprzestania prowadzenia firmy. Zaloguj się do CEIDG i złóż wniosek o wykreślenie działalności, podpisując go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Możesz to również zrobić osobiście w urzędzie miasta lub gminy, ewentualnie przesłać wniosek do urzędu pocztą.

Informacja o wykreśleniu działalności z ewidencji jest automatycznie przesyłana do Urzędu Skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub ewentualnie do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Nie musisz więc dodatkowo informować tych instytucji o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której rozliczałeś się z fiskusem w oparciu o kartę podatkową. W takim przypadku konieczne jest złożenie w skarbówce formularza PIT-16Z.

Pamiętaj

Pomimo wykreślenia działalności z CEIDG dane Twojej nieistniejącej już firmy nadal będą widoczne w ewidencji, ale z informacją o wykreśleniu i dacie zaprzestania działalności.

Krok 2: wyrejestruj firmę z ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych po otrzymaniu informacji o zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek, automatyczne wyrejestrowuje przedsiębiorcę sporządzając formularz ZUS ZWPA. Jeśli zatrudniałeś pracowników, to zgłoś ich we wniosku CEIDG-1, dzięki czemu ZUS także wyrejestruje ich z ubezpieczenia. Zgłoszenia osób do wyrejestrowania musisz dokonać w ciągu 7 dni od dnia ustania obowiązku ubezpieczeń, czyli faktycznego zakończenia prowadzenia działalności.

Zwróć natomiast uwagę na to, że składki na ZUS opłaca się z dołu, czyli za poprzedni miesiąc. Pomimo wyrejestrowania siebie i pracowników będziesz więc musiał (w następnym miesiącu) uiścić składki w proporcjonalnej wysokości za okres obowiązywania ubezpieczenia. W całości opłacasz natomiast składkę zdrowotną – to ubezpieczenie obowiązuje przez 30 dni od daty zakończenia działalności.

Krok 3: dopełnij obowiązków podatkowych

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy, który kończy działalność gospodarczą, jest sporządzenie wykazu składników majątku firmy. Zaliczamy do nich m.in. wszystkie środki trwałe wprowadzone do ewidencji. Musisz je spisać, podać datę nabycia, wartość nabywczą oraz kwotę wydatków, jakie poniosłeś, a zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli sprzedasz składniki majątku przed upływem 6 lat od zamknięcia firmy, to będziesz musiał zapłacić od takiej transakcji podatek dochodowy.

Pamiętaj

Wykaz składników majątku należy przechowywać przez 5 lat. Nie trzeba go natomiast przekazywać do Urzędu Skarbowego.

Przedsiębiorcy, którzy w ramach działalności gospodarczej prowadzili podatkową księgę przychodów i rozchodów lub rozliczali się z fiskusem ryczałtem, muszą także sporządzić spis z natury, inaczej nazywany remanentem likwidacyjnym. Wykazujemy w nim wszystko to, co pozostało w firmie po jej likwidacji, czyli np. różne towary, surowce, wyposażenie etc.

Spisu z natury również nie przedkładamy w Urzędzie Skarbowy. Nie muszą go sporządzać podatnicy prowadzący księgi rachunkowe oraz rozliczający się z fiskusem w formie karty podatkowej.

Jeśli nie sprzedasz majątku firmy w ciągu 6 lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończyłeś działalność, to nie zapłacisz z tego tytułu podatku dochodowego.

Kolejnym obowiązkiem podatkowym nałożonym na przedsiębiorcę zamykającego jednoosobową działalność gospodarczą jest rozliczenie się z fiskusem z podatku dochodowego. Opłaca się go na dotychczasowych zasadach, za wyjątkiem sytuacji, w której przedsiębiorca rozliczał się w oparciu o kartę podatkową. Wówczas podatek wynosi 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień aż do dnia zaprzestania działalności.

Krok 4: podatek VAT

Jeśli w ramach prowadzonej działalności byłeś czynnym płatnikiem podatku VAT, to czeka Cię z tego tytułu kilka obowiązków. Najważniejszym z nich jest sporządzenie osobnego spisu z natury, w którym wykazujesz towary, od których zakupu odliczyłeś podatek VAT, a wciąż znajdują się w majątku Twojej firmy. W spisie określasz wartość tych towarów, od której będzie zależeć kwota należnego podatku VAT – opłacisz go na podstawie deklaracji rozliczeniowej JPK.

Pamiętaj

Podatek VAT zapłacisz zarówno od towarów sprzedanych w ostatnim okresie rozliczeniowym, jak i od wartości tych towarów, które zostały w firmie, a zostały uwzględnione w spisie z natury.

Kolejnym obowiązkiem czynnego płatnika VAT, który zdecydował się zakończyć działalność gospodarczą, jest złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-Z, na podstawie którego przedsiębiorca zostanie wykreślony z rejestru podatników VAT. Masz na to 7 dni.

Krok 5: nie zapomnij o szeregu dodatkowych obowiązków

Kończąc działalność gospodarczą przedsiębiorca musi również pamiętać o innych obowiązkach, w tym o:

• wyrejestrowaniu kasy fiskalnej (o ile ją posiada), 
• rozwiązaniu umów z pracownikami,
• konieczności zabezpieczenia i prawidłowego przechowywania dokumentacji firmowej.

Skupmy się na tej ostatniej kwestii, ponieważ wielu byłych przedsiębiorców kompletnie to lekceważy, czym naraża się na poważne problemy w razie np. kontroli czy wszczęcia postępowania administracyjnego.

W poniższej tabelce wymieniamy dokumenty, jakie musisz przechowywać nawet po zamknięciu firmy.

Jak widać sama decyzja o zamknięciu jednoosobowej działalności gospodarczej nie oznacza, że były przedsiębiorca może już rozkoszować się świętym spokojem. Wciąż ciąży na nim masa obowiązków, których dopełnienie jest niezbędne dla uniknięcia ewentualnych problemów np. skarbowych. Wszelkie zaniedbania na tym etapie mogą o sobie przypomnieć nawet po kilku latach.