System ERP w firmie – dlaczego warto w niego zainwestować?

Gdy firma się rozbudowuje, zatrudnia coraz więcej osób i obsługuje poważniejsze projekty, zawsze pojawia się problem sprawnego przepływu informacji między działami. Maile zaczynają „ginąć”, kartki z wytycznymi gdzieś się zapodziewają, a rachunki telefoniczne rosną do niebotycznego poziomu. To przestarzały sposób komunikacji. Obecnie firmy powinny już wykorzystywać dedykowane systemy ERP. Na czym to polega i dlaczego warto się tym zainteresować?

Czym jest system ERP?

W dużym skrócie można go określić jako oprogramowanie integrujące poszczególne zasoby firmy. System ERP bardzo ułatwia planowanie i zarządzanie zadaniami, a także porządkuje przepływ informacji. Można to zobrazować na przykładzie firmy zajmującej się sprzedażą monitorów w Internecie. Gdy przychodzi zamówienie od razu trafia ono do systemu ERP. Dzięki temu sprzedawca może od razu wystawić fakturę, a magazynier przygotować monitor do wysyłki. Nie muszą się ze sobą kontaktować.

W taki właśnie sposób system ERP łączy poszczególne działy firmy w ramach jednego oprogramowania, dając każdemu dostęp do kluczowych informacji, dokumentów, wniosków, zadań itd. ERP zastępuje odprawy i wyklucza brak odpowiedzialności pracowników za swoje błędy. Dzięki oprogramowaniu można bowiem łatwo sprawdzić, czy dana osoba otrzymała wytyczne i czy się do nich zastosowała.

Znaczne usprawnienie pracy

Dobry system ERP naprawdę ułatwia firmie życie. Kończy z koniecznością ustnego czy mailowego przekazywania poleceń. Zdejmuje z pracowników obowiązek kontaktowania się z poszczególnymi działami, aby np. uzyskać zatwierdzenie dla jakiejś decyzji. To oszczędza mnóstwo czasu.

Sprawny przepływ informacji przyspiesza realizację różnych procesów. Ponieważ różne działy mają dostęp do tych samych danych, mogą je wykorzystywać w jednakowym czasie bez oczekiwania, aż koledzy się nimi podzielą. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy firma pracuje nad skomplikowanymi projektami, wymagającymi zaangażowania kilku działów.

Kontrola dokumentów w jednym miejscu

System ERP może być także wielką bazą dokumentacji kadrowych. Dzięki temu pracownicy mają wgląd we własne wnioski, mogą składać je online bez konieczności chodzenia do księgowej czy kadrowej, mogą także składać podania o urlop czy rozliczać delegacje. Jest to znaczne ułatwienie dla każdego, kto bierze udział w tych procesach.

Porządny, funkcjonalny system ERP sprawdzi się w praktycznie każdej firmie, która zatrudnia pracowników. W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw to już absolutna konieczność. Koszt wdrożenia systemu – indywidualnie dopasowanego do potrzeb firmy – wbrew pozorom nie jest bardzo drogie. Szczególnie w relacji do spodziewanych korzyści.