Faktura na firmę? To nie zawsze się opłaca

Większość doświadczonych przedsiębiorców ma w zwyczaju brać fakturę na firmę w przypadku niemal każdego zakupu – poza spożywczymi. Później ewentualnie zastanawia się, czy faktycznie mogą rozliczyć dany zakup w swojej działalności. Jeśli masz podobnie i niemal zawsze bierzesz fakturę na firmę, to wiedz, że w niektórych sytuacjach to nie do końca się opłaca. Kilka przykładów znajdziesz w naszym poradniku.

Koszt zaksięgowania faktury

Jeśli korzystasz z księgowości internetowej, to na pewno wiesz, że przysługuje Ci limit dokumentów księgowych. Po jego przekroczeniu płacisz dodatkowo za każdy dokument. Warto się więc zastanowić, czy aby na pewno jest sens rozliczać w działalności fakturę o wartości np. 30 złotych, skoro korzyść podatkowa będzie niższa niż opłata za usługę księgową.

Upewnij się, czy dany zakup może być użytkowany na cele komercyjne

Wielu przedsiębiorców nie zwraca na to uwagi, ponieważ nie zdaje sobie sprawy z tego, że producenci np. oprogramowania mogą ograniczać zakres wykorzystania swojego produktu. Przykładowo: kupujesz pakiet oprogramowania biurowego, bierzesz fakturę na firmę, co wskazuje, że będziesz korzystać z pakietu w celach komercyjnych (w swoim biznesie).

Jeśli jednak producent wyraźnie zaznacza, że oprogramowanie jest przeznaczone tylko do użytku domowego/prywatnego, to nieświadomie złamiesz postanowienia licencyjne. Oczywiście ryzyko, że zostaną wobec Ciebie wyciągnięte jakieś konsekwencje jest dość niskie, ale zawsze istnieje.

Potencjalne problemy ze skarbówką

Zawsze też trzeba się liczyć z tym, że w razie kontroli skarbowej jakiś nadgorliwy urzędnik podważy zasadność zakupu na firmę. Może się tak zdarzyć, jeśli nie ma oczywistego związku między zakupionym produktem a prowadzoną przez Ciebie działalnością.

Przykładowo: jeśli kupiłeś na fakturę hulajnogę elektryczną, a jednocześnie kilka razy w miesiącu tankujesz samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych, to możesz się nieźle napocić, zanim uda Ci się dowieść, że faktycznie korzystasz z hulajnogi na dojazdy do pracy.

Nie skorzystasz z niektórych promocji

Sklepy, ale i sami producenci znaleźli dobry sposób na to, aby ograniczyć problem wykupywania produktów w świetnych promocjach przez przedsiębiorców, którzy później mogą je odsprzedawać dalej – zarabiając chociażby na odliczonych podatkach.

Coraz częściej zdarzają się promocje, z których wprost wykluczeni są przedsiębiorcy – zakupu nie można dokonać na firmę, a paragon lub faktura są wystawiane wyłącznie imiennie, bez NIP-u. Jeśli promocja jest rzeczywiście atrakcyjna, to warto się zastanowić, czy jest sens upierać się przy braniu faktury na działalność.