System ERP dla firmy – jak przy jego pomocy usprawnić pracę przedsiębiorstwa?

W dobie wszechobecnego wykorzystania nowoczesnych narzędzi informatycznych trudno sobie wyobrazić, aby praca firmy była uzależniona od fizycznych papierków. Ich druk jest kosztowny, a przepływ takich dokumentów bardzo nieprecyzyjny i obarczony dużym ryzykiem zagubienia. Stare rozwiązania były dobre kiedyś – dziś stanowią poważną lukę w systemie, jakim jest przedsiębiorstwo. Dużo lepszym wyjściem jest więc wdrożenie w firmie dedykowanego systemu ERP. To wydatek, który bardzo szybko się zwraca. Jak? Oto twarde dowody.

Porządek w biurowej administracji

Im więcej pracowników w firmie, tym większe problemy z zarządzaniem dokumentacją. W takiej sytuacji przedsiębiorstwo praktycznie nie ma wyjścia i musi zatrudnić profesjonalną księgową oraz specjalistę ds. kadr. W przeciwnym razie naraża się na poważne konsekwencje. Jednak nawet dobrze zbudowany dział księgowy może w pewnym momencie mieć problemy z ogarnięciem sytuacji. Wpływ na to ma kilka czynników, a najważniejszym z nich jest stały dopływ nowej dokumentacji.

Pierwszy przykład z brzegu, to kwestia urlopów. Wyobraźmy sobie, ile pracy ma osoba zajmująca się ich akceptowaniem, wprowadzaniem do systemu, pilnowaniem rozliczeń i dbaniem o to, aby pracownik nie posiadał zbyt dużej liczby zaległych dni urlopowych do wykorzystania. Obowiązki te częściowo spadają wówczas również na właściciela – w końcu to on odpowiada za porządek w dokumentacjach pracowniczych.

Dedykowany system ERP dla firmy znacznie to wszystko ułatwia. Można go zaprojektować w taki sposób, aby był w pełni zintegrowany z wewnętrzną siecią Intranet. Wówczas pracownik sam wypełnia wniosek urlopowy, przesyła go w formie elektronicznej do kolejnych działów, a te po kolei go akceptują. Informacja o wszystkich etapach jest zapisywana w systemie i ostatecznie dokumentowana w formie rozliczenia. Proste, przyjemne, bezproblemowe, a przykłady można jeszcze mnożyć.

Przejrzystość przydzielania zadań

Firma, która jest zbudowana w oparciu o wiele działów, prędzej czy później stanie przed problemem koordynacji prac poszczególnych pracowników, szczególnie jeśli zajmują się oni tymi samymi projektami. Łatwo sobie wyobrazić bałagan, jaki może wprowadzić brak komunikacji między pracownikami.

Przykład:

Firma obsługuje dużego klienta, ten zleca projekt, który wymaga współpracy działów IT, grafiki, sprzedaży i marketingu. Ponieważ jeden dział nie wie, na jakim etapie znajduje się drugi, tworzą się zatory w procesie podejmowania decyzji. Może się nawet zdarzyć, że powstaną projekty wzajemnie się wykluczające. To ogromna strata dla firmy – nie tylko finansowa, ale też wizerunkowa.

Dysponując wewnętrznym systemem ERP można zarządzać obsługą klienta z poziomu jednego narzędzia. Poszczególne działy wprowadzają do niego dane na temat swoich postępów, dzięki czemu inni pracownicy wiedzą, na jakim etapie są koledzy. W ten sposób mogą dostosować swoje tempo pracy. Klient finalnie otrzymuje produkt w 100% odpowiadający jego wytycznym, który powstaje szybciej i rzetelniej.

Oczywiście system ERP w firmie można wykorzystać na dziesiątki sposobów. Może on wspierać pracę księgowości, kadr, magazynu, serwisu, działu sprzedaży. Dobrej klasy oprogramowanie bez problemu da się przystosować do pracy w praktycznie każdym dziale. Pamiętajcie jednak, aby wybrać nie tylko właściwy produkt, ale także profesjonalną firmę do jego wdrożenia. W praktyce to drugie okazuje się być nawet ważniejsze.